一般事務の仕事内容とは？1日の流れと求人票にない仕事を事務15年が解説

くまきち

一般事務って、実際は何をする仕事なのかよくわからないクマ。
求人票を見ても「事務全般」としか書いてなくて、ぼくにできるか不安クマ……

＼先に結論／
一般事務は、電話・書類・データ入力などで会社の土台を支える仕事です。
ただ、会社によって受け持つ範囲の幅がとても広い仕事でもあります。
中小企業では、お金の管理まで受け持つこともあります。

私は事務の仕事を15年続けてきました。
今は採用担当として、書類選考から最終面接まで担当しています。

この記事では、私が今の会社で実際に受け持っている仕事と1日の流れを、そのまま紹介します。

かなたん

この記事を読めば、一般事務の毎日の中身がイメージできます。求人票に書かれない仕事もわかるので、自分に合う求人を見分けやすくなりますよ。

この記事を書いた人

かなたん

事務職15年・現役採用担当

事務職15年の現役会社員です。採用担当として、書類選考から最終面接まで見ています。

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一般事務とは？会社の仕事を支える事務の仕事

一般事務は、会社の中のいろいろな事務を受け持つ仕事です。
営業や経理のように、担当する分野が1つに決まっていないのが特徴です。

一般事務の役わり

一般事務の役わりは、ほかの社員が自分の仕事に集中できるよう支えることです。
電話を受けたり、書類を作ったり、備品をそろえたりします。
「これは誰の仕事？」というすき間を埋めるのも一般事務です。

そのぶん、会社の人数や規模で中身が大きく変わります。
大きな会社では担当が細かく分かれています。
人数の少ない会社では、1人でいくつもの仕事を受け持つことがよくあります。

かなたん

私の会社も中小企業なので、一般事務の中にお金の管理まで入っています。会社ごとに「一般事務」の中身はちがう、と覚えておくと安心です。

営業事務・経理事務とのちがい

事務の仕事には、一般事務のほかに営業事務や経理事務もあります。
ちがいを表にまとめました。

ただし、この区切りはあくまで目安です。
中小企業の一般事務では、営業事務や経理の仕事も受け持つことがあります。
私の会社がまさにそうです。

経理の仕事にくわしく興味がある人は、こちらの記事も参考にしてください。

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一般事務の主な仕事内容7つ

ここからは、私が今の会社で受け持っている仕事をもとに、一般事務の仕事を7つに分けて紹介します。
会社によって、この中のいくつかだけのこともあります。

電話・来客の対応

会社にかかってくる電話を受けて、担当の人につなぎます。
私の会社では、注文の電話なら、そのまま伝票を出すところまで受け持ちます。

お客さまが来たときの受付や、お茶出しも一般事務の仕事です。
電話と来客は、会社の最初の窓口になる仕事です。

メールと社内外のやり取り

出社したら、まずメールをチェックします。
取引先からの連絡や社内の連絡を確かめて、必要な人に回します。

社内では、現場や営業の人とのやり取りも多いです。
人と人のあいだに立って、話をつなぐのも一般事務の大事な役わりです。

伝票・見積書・請求書づくり

一般事務は、会社で使う書類を作る仕事でもあります。
私が作っている書類は、次のとおりです。

金額や宛名のまちがいは、そのまま取引先に届いてしまいます。
作ったあとの見直しも、仕事のうちです。

データ入力・売上のチェック

売上の計上やチェック、入金処理など、数字をパソコンに入力する仕事です。
私の場合は、毎朝、前の日の売上を集計して入力しています。

入力の速さより、まちがえないことが大切な仕事です。
ExcelやWordのほか、会計ソフトを使う会社もあります。

お金の出し入れの管理

ここは、会社によって受け持つかどうかが大きく分かれる仕事です。
私の会社では、一般事務の私がお金の管理も受け持っています。

中小企業の一般事務では、経理の仕事も受け持つことがあります。
反対に、経理の担当が別にいる会社なら、一般事務はお金にさわらないこともあります。

備品の管理・発注・検品

文房具やコピー用紙など、会社で使う物の在庫を見て、足りなくなる前に発注します。
私の会社では、棚卸しや、届いた物の検品、商品の発送の手配も受け持っています。

「いつの間にか補充されている」状態を作るのが一般事務です。
目立たないけれど、なくなるとみんなが困る仕事です。

勤怠など社内の手続き

社員の出勤や休みの記録をまとめる、勤怠処理も一般事務の仕事に入ることがあります。
私の会社では、月に1回の仕事です。

ほかにも、一般事務には「担当が決まっていない仕事」が集まりやすいです。
私の会社では、お悔やみがあったときの電報の手配も受け持っています。
何でも屋になりやすいのは、一般事務の特徴の1つです。

くまきち

思っていたより、いろんな仕事があるクマ……。
全部いっぺんに覚えないといけないクマ？

一度に全部ではなく、毎日の仕事から少しずつ覚えていくのがふつうです。
仕事が毎日・月1回・年1回のどれなのかを知っておくと、見通しが立ちます。

毎日の仕事と、月1回・年1回の仕事

一般事務の仕事は、毎日くり返す仕事と、決まった時期にだけある仕事に分かれます。
私の仕事を、この3つに分けて表にしました。

毎日する仕事

毎日の仕事は、売上やお金のチェック、電話、メールが中心です。
毎日の仕事は、同じ流れをくり返すものが多いです。
手順を覚えるほど、迷わず進められるようになります。

月に1回の仕事

月に1回の仕事は、勤怠処理や月次決算など、1か月分をまとめる仕事です。
私の会社では、在庫月報や売掛一覧表を出力したり、税理士の監査に対応したりもします。

月に1回の仕事は、締め切りが決まっているものがほとんどです。
月末や月のはじめは、ふだんより忙しくなりやすい時期です。

年に1回の仕事

年に1回の仕事には、決算や棚卸しがあります。
年賀状の手配や、お歳暮・お中元の手配も私の担当です。

年に1回の仕事は、去年のやり方を思い出しながら進めることになります。
決算のように大きな仕事は、会社の外の人と一緒に進めることもあります。

かなたん

年に1回の仕事は、次の年の自分のためにメモを残しておくと安心です。

一般事務の1日の流れ（事務15年の例）

ここでは、私のふだんの1日を紹介します。
時間はだいたいの目安です。

午前中は、前の日の売上とお金の確認が中心です。
朝のうちにお金と数字を合わせておくと、1日の仕事が進めやすくなります。

午後は日によってちがいます。
見積書を作る日もあれば、ほかの仕事が入る日もあります。
その合間にも、電話を受けたり伝票を出したりします。

くまきち

電話は1日のどこでかかってくるかわからないから、合間にやるってことクマね。

自分の作業を進めながら、電話や来客にも対応する。
これが一般事務の1日の特徴です。

求人票の「仕事内容」に書かれない仕事（採用担当から）

私は採用担当として、事務の求人票を書く側でもあります。
求人票の裏側を正直に書きます。

求人票に書いていること

私が求人票の「仕事内容」欄に書いているのは、入ってもらう人にやってもらう仕事だけです。

書いていないけど、お願いすることがある仕事

実際には、求人票に書いた仕事以外をお願いすることもあります。
私の会社の場合、お願いするのは次のようなときです。

人手が足りなくなると、書いてある仕事以外もやってもらうことになります。
また、誰かが休んだときに対応できるよう、ほかの人の仕事も最低限は覚えてもらうことがあります。

かなたん

求人票の仕事に加えて、ほかの仕事を頼まれることもある。そう思って読んでおくと、入ってからのギャップが小さくなりますよ。

応募する前に確かめておくと安心なこと

求人票だけではわからないことは、面接の逆質問で聞いておくと安心です。
たとえば、次のようなことです。

事務の人数がわかると、受け持つ範囲の広さも見えてきます。
求人票のどこを見ればいいかは、診断でも確かめられます。

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【無料】求人票チェック診断｜応募前に確認したい15項目を採用担当が解説

一般事務に向いている人・向いていない人

一般事務に向いているかどうかは、仕事の中身から考えるとわかりやすいです。
私の仕事をもとに、向いている人と向いていない人を整理しました。

向いている人

一般事務の仕事には、お金や数字を合わせる仕事や、人と人をつなぐ仕事がたくさんあります。
そのため、次のような人は向いていると思います。

目立たない仕事でも、正確に続けられる人は一般事務に向いています。

向いていないかもしれない人

反対に、次のような人は、一般事務を窮屈に感じるかもしれません。

一般事務は、担当がはっきりしない仕事も回ってきやすい仕事です。
「自分の仕事はここまで」と線を引きたい人は、合わないこともあります。
ただ、仕事の範囲がはっきりした職場を選べば、働きやすくなることもあります。

自分が事務に向いているか、診断で確かめてみてください。

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【無料診断】事務職に向いてる？12問で仕事との相性とタイプをチェック

未経験から一般事務になるには

一般事務は、未経験から目指す人も多い仕事です。
ここでは、未経験から目指すときに知っておきたいことをまとめます。

最低限ほしいパソコンのスキル

一般事務では、毎日のようにパソコンを使います。
最低限ほしいのは、次のスキルです。

最初から完璧でなくても、基本の操作ができれば大丈夫です。
会計ソフトなど会社独自のものは、入ってから覚えることが多いです。

資格はなくても応募できる

一般事務の求人は、資格がなくても応募できるものが多いです。
資格は「あれば助けになる」くらいのものです。

ただ、お金の管理まで受け持つ会社なら、簿記の知識は役に立ちます。
事務に役立つ資格は、こちらでくわしく紹介しています。

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簿記3級が気になる人は、簿記3級は意味ないのかを書いた記事も参考にしてください。

未経験で最初につまずきやすいこと

未経験で一般事務に入ると、最初は電話と覚えることの多さにとまどいやすいです。
最初のつまずきは、多くの人が通る道です。

未経験で事務を始めるときの不安は、こちらの記事でくわしく書いています。

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かなたん

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一般事務の仕事内容でよくある質問

一般事務の仕事内容について、よく聞かれる質問に答えます。

Q1. 一般事務と事務職のちがいは何ですか？

事務職は、事務の仕事全体をまとめた呼び方です。
一般事務は、その中の1つです。

一般事務は、分野をしぼらずに社内の事務を受け持つ仕事です。

Q2. 一般事務は楽な仕事ですか？

楽に感じる時期や職場はあります。
ただ、締め日や月末など忙しい時期もあり、いつも楽とは言えません。
楽かどうかは、会社や時期でかなり変わります。
くわしくは、こちらの記事で書いています。

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Q3. 一般事務の年収はどのくらいですか？

年収は、会社の規模や地域、経験によって大きく変わります。
同じ一般事務でも、受け持つ範囲が広いと評価が変わることもあります。
事務職の年収の目安と上げ方は、事務職の年収をまとめた記事で紹介しています。

Q4. 未経験なら、一般事務と営業事務のどちらがいいですか？

どちらも未経験から目指せる仕事です。
営業事務は、取引先とのやり取りや営業の手伝いが中心です。
一般事務は、社内の事務を幅広く受け持ちます。

人とのやり取りが好きか、社内で幅広く支えたいかで選ぶのがおすすめです。
どちらが合うか迷ったら、事務職に向いてる診断も使ってみてください。

まとめ｜一般事務の仕事内容を知って、自分に合う求人を選ぼう

一般事務は、電話・書類・データ入力などで会社の土台を支える仕事です。
私の会社のように、中小企業ではお金の管理まで受け持つこともあります。
求人票に書いてある仕事のほかに、人手が足りないときなどは別の仕事を頼まれることもあります。

仕事内容を知っておくと、自分に合う求人を選びやすくなります。
今の自分に近いところから、次の一歩を選んでみてください。

かなたん

一般事務は、目立たないけれど会社にいなくてはならない仕事です。あなたに合う職場が見つかるよう、応援しています。

かなたん

事務職15年・現役採用担当

事務職15年・現役採用担当のかなたんです。書類選考から最終面接まで担当し、転職3回・4社で働いてきました。簿記2級・FP3級を保有。応募する側と採用する側、両方の経験をもとに、くまきちと一緒に事務職転職で迷いやすいポイントを分かりやすく発信しています。簿記やExcelなど、事務職からスキルアップしたい方に向けた記事も書いています。
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