事務職の職務経歴書の書き方｜書類を読む採用担当が見る所と職種別の例文

くまきち

職務経歴書って、何を書けばいいクマ？
毎日同じ仕事だから、書くことがない気がするクマ…

事務の仕事は毎日の積み重ねなので、書くことがないと感じやすいですよね。
でも、書き方の型は決まっています。

＼ 結論 ／
事務職の職務経歴書は、応募先の仕事に関係のある経験を、読みやすく整えて書きましょう。
業務改善などの実績があれば、数字で添えます。

私は中小企業で事務をしながら、書類選考から最終面接まで担当しています。
私が読むときは、まず全体の読みやすさを見ます。他社も同じとは限りません。

かなたん

この記事を読めば、職務経歴書に何をどの順で書けばいいかがわかります！
見本を参考に、応募先に合わせた書類を作れるようになりますよ。

この記事を書いた人

かなたん

事務職15年・現役採用担当

事務職15年の現役会社員です。採用担当として、書類選考から最終面接まで見ています。

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事務職の職務経歴書で採用担当が見ている所

職務経歴書を読むとき、私が見ている所は決まっています。
ここで書くのは私が読むときの話で、どの会社も同じとは限りません。

最初に全体の読みやすさを見る

職務経歴書を受け取ったら、私は最初に全体を見ます。
読みやすいか、整っているか。細かい中身を読むのは、そのあとです。

経験が少なくても、会ってみたいと思う書類はあります。
整理されていて、読み手を考えて作ったとわかる書類です。

応募先の仕事とつながっているか

全体を見たら、中身を読みます。
私が伝わると感じるのは、業務改善などの実績が書かれている書類です。

反対に、応募先と関係のないスキルや経験が多いと、もったいないと感じます。

かなたん

業務改善の実績がない人は、担当した範囲と工夫を書きましょう。
担当業務を具体的に示せます。

事務職の職務経歴書に書くこと

職務経歴書には、決まった様式はありません。
応募先の指定があれば、その様式を使います。
指定がなければ、次の順番を参考にしてください。

同じ順番で、コピーして埋められるひな形を作りました。
［］の中を、ご自身の経歴に置きかえてください。

職務経歴書
［提出日］　［氏名］
■職務要約
［経歴の要点と、応募先に関係する経験を数行で］
■職務経歴
［在籍期間］　［会社名］
事業内容：［事業内容］／従業員数：［人数］
雇用形態：［雇用形態］／所属：［部署名］
担当業務：
・［応募先に関係する業務］（月［件数］件など）
・［そのほかの業務］
工夫・実績：
・［実際にした工夫と、その結果］
■PCスキル
［ソフト名］：［使用した業務］／［できる操作］
学習中：［学習中のソフトや操作］
■資格
［取得年月］　［資格の正式名称］
■自己PR
［強み］［実際の経験］［応募先で活かしたい場面］
以上

Wordで書きたい人は、同じ順番のひな形ファイルをどうぞ。灰色の［　］の所を、ご自身の経歴に書きかえて使えます。

Wordのひな形をダウンロード（無料）

勤務先が複数ある人は、■職務経歴の欄を会社ごとに増やします。
当てはまらない項目は消してかまいません。
分からない人数や件数を、推測で埋めることはやめておきましょう。

職務要約

職務要約は、経歴の要点を短くまとめる所です。
何年、どんな事務を担当してきたかを、数行に収めます。

職務経歴

職歴は、時系列がわかる形で会社ごとに書きます。
在籍期間、会社の概要、担当業務を分けて書くと、読む人が探しやすくなります。

PCスキルと資格

PCスキルは、「Excelができます」だけでは中身が見えません。
実務で使った操作と、学習中の操作は分けて書きます。

関数名だけでなく、何の作業に使ったかも添えましょう。
資格は、正式な名称と取得年月を書きます。

自己PR

自己PRには、強みと、それが応募先でどう活かせるかを書きます。
強み、実際の経験、活かす場面の順で書くとまとまります。

白紙から書くのが大変なら、選ぶだけでたたき台ができる無料ツールを作りました。
強みや成果は、実際の経験と合うか確かめてください。

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【無料ツール】事務職の自己PR文メーカー｜選ぶだけで例文がすぐ完成

事務職の職務経歴書の書き方の手順

いきなり清書しようとすると、手が止まりやすいですよね。
4つの手順で進めると、書くことが見つかります。

仕事を全部書き出す

まず、これまでの仕事を思いつくだけ書き出します。
小さな仕事も、いったん全部出すのがコツです。

くまきち

お茶出しやコピーも書いていいクマ？

この段階では書いてかまいません。
応募先に関係あるかどうかは、あとで選びます。

数字と範囲を足す

書き出した仕事に、数字と担当した範囲を足します。
件数、頻度、期間、どこまで担当したかを書くイメージです。

［件数］には、記録などで確かめられる数字だけを入れます。
わからない場合は、担当業務と範囲だけでもかまいません。

関係する業務を先に書く

職歴の並べ方と、担当業務の並べ方は分けて考えます。
職歴は、時系列がわかる形で整理します。

各社の担当業務は、求人票を見て応募先に関係するものを先に書くと目に入りやすくなります。
関係の薄い業務は、説明を短く絞ります。

かなたん

説明を絞ることと、勤務先を省くことは別です。
会社名や在籍期間は、ほかの応募書類と合わせましょう。

読み返す

書けたら、読む人のつもりで読み返します。
全体が読みやすく整っているかから見てみてください。

書けたら人に見てもらう

書類ができたら、求人票と一緒に人に見てもらう方法もあります。
「必要な経験が伝わるか」を確認してもらうと、直す場所が見つかりやすくなります。

添削の対象や内容は、サービスごとに確かめてください。
事務職に強い転職エージェントは、こちらで比べています。

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候補を絞れない人は、7つの質問に答える無料の診断も使えます。

事務の仕事を伝わる言葉に直す

事務の仕事は、名前だけ書くと中身が伝わりにくいものです。
同じ仕事でも、言葉を足すと見え方が変わります。

「データ入力」「電話対応」「書類作成」の書き方

何を、どのくらい、何のためにを足すと、仕事の中身が見えてきます。

見本はあくまで書き方の例です。
ご自身が実際にやった仕事に置きかえてくださいね。

数字がない仕事の書き方

事務の仕事は、売上のような数字が出にくいですよね。
そんなときは、頻度、期間、担当した範囲を書けば、担当業務を具体的に示せます。

【職種別】事務職の職務経歴書の書き方と例

職種によって、書き出しておきたいことが少し違います。
まず、職種ごとに書き出すことを整理しましょう。

例の［］の中は、ご自身の経験で埋めてください。
やっていない仕事は書き足さないようにしましょう。

一般事務

一般事務は、仕事の幅が広いのが特徴です。
扱った書類と使ったソフト、自分で進めた範囲を書き出します。

並べるときは、応募先に関係する業務を先にします。

営業事務

営業事務は、営業担当との分担がわかると、仕事の中身が見えます。
受注から納品まで、どこを担当していたかを書きましょう。

くまきち

サポートの人数も書いていいクマ？

人数を書く場合は、実際に担当した範囲も示しましょう。
概数も、記録などで確かめられる範囲に限ります。
わからない場合は、担当業務だけでもかまいません。

経理事務

経理事務は、どこまで担当したかで経験の中身が変わります。
入力、照合、締めのどの段階を担当し、誰が確認したかを書きます。

使っていた会計ソフトの名前も、書けるなら書いておきましょう。

未経験から事務へ

事務が未経験でも、前職の中に事務と重なる作業があることは多いものです。
前職の作業から、事務と重なる部分を拾うのがコツです。

学習中のソフトや操作があれば、PCスキルの欄に「学習中」と分けて書きます。

採用担当の私が読みにくいと感じる書き方

ここからは、私が読むときに読みにくい、もったいないと感じる書き方です。
あくまで私の感じ方で、他社も同じとは限りません。

文章だけで書かれている

経歴がすべて文章で書かれていると、私は読みにくいと感じます。
文章だけだと、どこに何が書いてあるのか探しにくいものです。

バランスが悪い

関係の薄い所だけ長く、応募先に関係する経験が短い書類は、バランスが悪いと感じます。
項目ごとの分量を、同じにする必要はありません。

応募先に関係する経験を詳しく書くことを優先しましょう。
重なりや、関係の薄い説明は短くまとめます。

くまきち

自己PRだけ長くなってたクマ…

応募先に関係する経験は、必要な説明を残しましょう。
ただ、同じ話の繰り返しや関係の薄い話は短くまとめます。

関係ないスキルや経験が多い

応募先と関係ないスキルや経験が多いと、もったいないと感じます。
書くか迷ったら、求人票の仕事につながるかで決めましょう。

かなたん

たくさん書くより、関係のあることを選んで書くほうが伝わりますよ。

自分の職務経歴書を作り直して気づいたこと

私も、応募する側として自分の職務経歴書を作り直したことがあります。
ここは採用担当ではなく、書く側としての話です。

応募先の求めることに合わせた

作り直したとき、いちばん変えたのは応募先の求めることに合わせたことです。

どの会社にも同じ内容を出すのではなく、応募先ごとに見直しました。
一般には、求人票を読んで、何を前に出すかを選ぶ方法がよく紹介されます。

業務改善の実績は数字で書いた

私の職務経歴書には、業務改善の実績も書いています。
月60件の請求書を電子化し、発行作業が約1時間から約5分になった、という実績です。

短くなったのは、印刷して封筒に入れ、投函するまでの作業です。
取引先には、切り替えの案内と操作の手伝いを1社ずつ私が行いました。

数字があると、何が変わったのかが伝わりやすくなります。
読む側としても、業務改善の実績は伝わると感じます。

かなたん

改善実績がない場合は、担当業務と工夫を書きましょう。
成果を大きく見せる必要はありません。

私の職務経歴書を見本に

実際の書き方の例として、私の職務経歴書を見本にしました。
会社が分からないように、会社名や年月、一部の数字は［　］にしています。

画像はタップすると大きく開きます。
A〜Fの所で気をつけていることは、次のとおりです。

業務内容は「何をどこまで」、成果は「何がどう変わったか」で書いています。
数字は、記録で確かめられる範囲で書くのがおすすめです。

事務職の職務経歴書のよくある質問

事務職の職務経歴書で出てきそうな質問を、7つにまとめました。

Q1. 職務経歴書の枚数は何枚がいいですか？

A4で1〜2枚が、一つの目安です。
応募先に指定があれば、指定が優先です。

枚数より、応募先に関係のある経験が読みやすいかを優先しましょう。

Q2. 職務経歴書は手書きとパソコンのどちらがいいですか？

応募先に指定があれば、指定に従いましょう。

指定がなければ、パソコンで作ると項目や箇条書きを整えやすくなります。
直すときも、書き直す手間が少なくすみます。

Q3. ブランクがあるときはどう書けばいいですか？

在籍期間は、実際の年月を正確に書きましょう。
空白期間を補足する場合は、伝えられる範囲で簡潔に書きます。

かなたん

期間の年月が、履歴書と同じになっているかも確かめましょう。

家族の詳しい事情まで書く必要はありません。
勤務できる時間などは、実際の状況に合わせて伝えましょう。

Q4. 派遣で働いていたときはどう書けばいいですか？

派遣で働いていた場合は、派遣元と派遣先を分けて書く形があります。

派遣先で担当した業務を具体的に書くのは、ほかの経歴と同じです。
書き方に迷ったら、派遣元の担当者や応募先に確かめると安心です。

Q5. 在籍期間が短い会社も書くべきですか？

在籍期間が短い会社も、経歴として書きましょう。

かなたん

書かずにいると、履歴書などほかの書類と経歴が合わなくなることがあります。

在籍期間と担当した仕事を、ほかの会社と同じように書くのが基本です。
退職理由を書く場合は、事実と食い違わないようにします。

Q6. 実績がないときは何を書けばいいですか？

実績がなくても、職務経歴書は書けます。
担当した範囲、頻度、続けてきた期間を書いてみてください。

見つけ方と例文は、実績がない人向けの記事にまとめています。

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実績がない事務職の職務経歴書｜現役採用担当が教える見つけ方・書き方と職種別例文

Q7. 職務経歴書は応募先ごとに変えるべきですか？

全部を作り直す必要はありませんが、合わせる所はあります。

私も作り直したとき、応募先の求めることに合わせることをいちばん変えました。

まとめ｜事務職の職務経歴書は、読み手を思って整えれば伝わる

事務職の職務経歴書は、応募先に関係のある経験を、読みやすく整えて書きましょう。
ここで書いたのは私が読むときの見方で、他社も同じとは限りません。

経験が少なくても、読み手を考えて作ったとわかる書類にはできます。
AIで書類を整えたい人は、AIで書く履歴書・職務経歴書の記事もどうぞ。

書いた書類で選考が進まないときは、見直す場所をこちらにまとめています。

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かなたん

まずは仕事を全部書き出すところから、一緒に始めてみましょう！

かなたん

事務職15年・現役採用担当

事務職15年・現役採用担当のかなたんです。書類選考から最終面接まで担当し、転職3回・4社で働いてきました。簿記2級・FP3級を保有。応募する側と採用する側、両方の経験をもとに、くまきちと一緒に事務職転職で迷いやすいポイントを分かりやすく発信しています。簿記やExcelなど、事務職からスキルアップしたい方に向けた記事も書いています。
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