事務職の職務経歴書の書き方｜書類を読む採用担当が見る所と職種別の例文
かなたん
かなたんブログ 〜事務職の転職ガイド〜
実績がない事務職の職務経歴書｜現役採用担当が教える見つけ方・書き方と職種別例文
かなたん
事務の仕事だと、職務経歴書に書ける実績がないクマ…
＼結論！／
大きな成果や表彰がなくても、事務職の職務経歴書には書けることがあります。
まずは、担当した業務・任された範囲・仕事で気を付けていたことを整理しましょう。
確認できる成果があれば添え、分からない結果を作る必要はありません。
同じ業務でも、書き方でここまで変わります。
※以下は書き方を示す記入例です。人数・件数・工夫・成果は、そのまま写さず、ご自身が実際に経験した内容に置き換えてください。確認できない成果は省いて構いません。
これだけでは、任された範囲や進め方が伝わりにくいです。
↓「規模・工夫・結果」を加える
大きな売上実績がなくても、
- どんな業務を、どのくらい任されたか
- どう進めていたか（確認方法・気を付けていたこと）
- 確認できる変化（あれば）
を書けば、日常業務も書類の材料になります。
実績が見えない事務の職務経歴書の書き方を、事務職15年・採用担当を兼務する私が、書類を読む側の目線で解説します。
書き出した材料を下書きにできる、無料の「事務職の実績発掘シート」も用意しました。
書類を読む側から見ると、私が見てきた範囲では、多くの方が経験不足ではなく書き方で損をしています。
一緒に見つけていきましょう。
この記事でわかること
- 採用担当が事務職の職務経歴書で見ている場所
- 実績がない状態から書く材料を見つける6ステップ
- 数字や成果がなくても書ける3つの型
- 一般事務・営業事務・経理など職種・状況別の例文5本
- 実績がない人ほどやりがちなNG例5つ
目次
【結論】職務経歴書に書く事務の実績は売上や表彰だけではない
職務経歴書の「実績」は、売上・表彰・数値目標の達成だけではありません。
日々の業務での工夫・確認の仕方・続けてきたことも、書類に書ける材料です。
改善成果が見つからなくても、担当業務や取り組み方は、応募先が経験を判断する材料になります。
「実績」という独立した欄にこだわらず、「担当業務・取り組み」としてまとめても構いません。
「実績」と「担当業務」「自己PR」の違いを整理する
まず、混同しやすい3つの言葉を整理します。
- 担当業務：何をしていたか（例：請求書の発行）
- 実績：どう取り組んで、何が変わったか（例：確認表を作って差し戻しが減った）
- 自己PR：その経験から言える自分の強み（例：仕組みで防ぐ正確性）
つまり実績とは、担当業務に「取り組み方」と、確認できる「変化」を足したものです。
変化が確認できないときは、担当業務と取り組み方だけでも書類の材料になります。
この違いが分かると、どの欄に何を書くか整理しやすくなりますよ。
数字がなくても書ける3つのパターン
書く材料は、次の3つのパターンから整理できます。
- 変化を確認できる（差し戻し・作業時間など）
- 周囲から具体的な評価をもらった
- 成果は分からないが、担当業務と確認の手順を書ける
数字も成果も分からない方は、3つ目の「担当業務と確認の手順」から書けるので安心してください。
それぞれの具体的な書き方は、このあと例文つきで紹介しますね。
まずは採用担当が書類のどこを見ているかを知ると、探す場所がはっきりしますよ。
採用担当は事務職の職務経歴書のどこを見ている？
ここでは、採用担当の私が職務経歴書を読むときに確認していることを紹介します。
確認する順番や重視する点は、会社や募集職種によって異なります。
見ている場所が分かれば、実績としてアピールすべきものも見えてきます。
最初に見るのは応募先の仕事との共通点
私が最初に確認するのは、募集している仕事と重なる経験です。
華やかな実績よりも、「うちの仕事と同じことをやってきた人か」を先に確認します。
たとえば請求書発行がある会社なら、請求書に触れた経験の有無を見るわけです。
だからこそ、応募先に合わせて書く業務を選ぶことが大切になります。
派手さで勝負しなくていい、というのは事務職の書類の大事な前提です。
担当範囲・業務量・使えるツールの3点セット
共通点の次に見るのが、仕事の解像度です。
具体的には、この3点を確認しています。
- 担当範囲：業務のどこからどこまでを担当したか。自分で進めた部分と、上司などに確認していた部分
- 業務量・規模：処理件数や頻度、何人・何部署を支えていたか
- ツール：使用したソフトと、実際に行っていた操作
この3点が書いてあると、入社後の働きぶりが具体的に想像できるんです。
逆に「事務業務全般」とだけ書かれた書類は、担当範囲や習熟度を判断しにくくなります。
「うちでも同じように働けるか」という再現性
私が最後に確認するのは、再現性です。
あわせて、当社でも活かせそうな仕事の進め方が伝わるかを見ています。
再現性とは、その働き方をうちの会社でも繰り返せるかという視点のこと。
たまたまの成果より、仕組みや習慣に裏付けられた行動のほうが再現性は高く見えます。
「ミスが少なかった」だけでは、たまたまかどうか判断できません。
「二重確認を習慣にしていた」「確認表を作った」と書かれていれば、再現できる根拠になります。
工夫や継続が実績として評価されるのは、この再現性につながるからなんですね。
私が書類選考で実際に読む順番
参考までに、私が1通の職務経歴書を読むときの実際の順番を公開します。
- 職務要約：最初の数行で「どんな事務をしてきた人か」をつかむ
- 直近の職務内容：業務の具体度と、応募先との共通点を探す
- 数字と担当範囲：件数・頻度・人数など、量の裏付けを確認する
- 自己PR：職務内容とつながっているか、言葉だけになっていないかを見る
注目してほしいのは、自己PRを読むのは一番最後という点です。
職務内容の欄に具体性がないと、どれだけ立派な自己PRも根拠のない言葉に見えてしまいます。
職務内容に具体的な経験を書き、自己PRではそこから伝えたい強みをまとめましょう。
これは私自身の読む順番です。
会社や担当者によって異なりますが、職務内容と自己PRの根拠がつながるように書くのがおすすめです。
採用担当のホンネ
実は、書類選考をしていて今でも印象に残っている職務経歴書があります。
書いてある内容自体は間違っていないのですが、してきた業務がただ並んでいるだけの書類でした。
「〇〇を担当」「〇〇を実施」という言葉が続くばかりで、その方がどんな姿勢で仕事に向き合い、どんな工夫をしてきたのかが、読んでいてまったく想像できなかったんです。
このとき、業務名だけでは、その方の取り組み方を十分に読み取れないと感じました。
実績がない事務職の実績を見つける6ステップ
見る場所が分かったところで、実績の見つけ方に入ります。
仕事を振り返る手がかりになる6ステップです。
ステップ①：担当業務を全部書き出す
最初のステップは、思い出せる業務を全部書き出すことです。
このとき、実績になるかどうかは考えずに書き出すのがコツですよ。
電話応対、来客対応、データ入力、備品発注、郵便物の仕分けまで、小さな業務も残らず出します。
「こんなの誰でもやっている」と自分で削らないでください。
業務の呼び方が分からないときは、厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）で仕事内容の言語化例を見るのも助けになります。
ステップ②：件数・頻度・期間・人数を加える
書き出した業務に、数字を足していきます。
「請求書発行」なら「月に約80件」、「電話応対」なら「1日約20件」という形です。
記録や担当頻度など、説明できる根拠がある場合は概算を使えます。
根拠がなければ、数字は省きましょう。
何年続けたか、何人分の業務だったかも数字になりますよ。
ステップ③：困っていたことを思い出す
次は、業務のなかで困っていたことを思い出します。
ミスが起きやすかった作業、時間がかかっていた作業、よく質問された内容。
困りごとは実績の種そのものなので、遠慮なく書き出してください。
困りごとがなくても、普段の確認方法や予防の工夫を振り返ってみましょう。
困りごとに対して何をしたかが、次のステップで書く材料になります。
ステップ④：工夫した行動を書き足す
困りごとに対して、自分がとった行動を書き足します。
確認表を作った、手順をメモにまとめた、先輩にやり方を聞いて仕組みを変えた。
どんなに小さくても意図のある行動なら実績の材料になります。
「言われたとおりにやっただけ」と感じる業務でも大丈夫です。
正確に続けるために自分なりに気を付けていたことがあれば、それも工夫のうちですよ。
ステップ⑤：変化・評価・続いていることを添える
工夫のあとに何が変わったかを添えます。
- ミスや差し戻しが減った
- 作業時間が短くなった
- 後輩への引き継ぎがスムーズになった
人からの言葉も変化の証拠になります。
「助かると言われた」「あなたに聞けば分かると頼られた」も立派な評価です。
そして見落としがちなのが、自分の作った仕組みが今も使われているという事実。
継続して使われていることも、確認できる事実として添えられます。
ステップ⑥：応募先の求人票から逆算して選ぶ
最後のステップは、書く実績の取捨選択です。
ここまでで出てきた材料を全部書くのではなく、応募先の求人票にある業務から逆算して選ぶんです。
求人票の仕事内容欄に「請求書発行」とあれば、請求書まわりの実績を優先します。
「電話応対多め」とあれば、電話対応の工夫を前に出します。
採用担当が最初に探すのは応募先との共通点でしたよね。
求人票は、何を書けば読んでもらえるかを教えてくれるカンニングペーパーなんですよ。
応募先ごとに並べ替えるだけでも、応募先に関係する経験を見つけてもらいやすくなります。
ここで、ステップ①〜⑤の材料を整理する無料シートを使ってみましょう。
担当業務・件数や頻度・困りごと・工夫・変化の5項目を入力して、下書きを作ります。
最後に、応募先の仕事内容に合う内容を選んで整えましょう（ステップ⑥）。
数字・工夫・変化が思い浮かばない場合も、事実を作る必要はありません。
「1. 担当していた業務」以外は、空欄のままでも下書きができます。
生成された文章は、実際の経験と照らし合わせて見直してください。
事務職の実績発掘シート
担当業務を入力すると、下書きを作れます。ほかの4項目は、分かる範囲で追加してください（無料・登録不要）。
実績文ができたら、職務経歴書に入れてみましょう。
上のツールで作った文章は、職務経歴書テンプレートの「実績・工夫」欄に入れられます。採用担当メモつきなので、初めて作る方でも迷いにくい書式です。
ダウンロードに登録は不要です
数字の実績なしでも書ける3つの書き方｜事務職の型
見つけた材料は、型に当てはめると文章にしやすくなります。
手元にある材料に合わせて、3つの型から選んでくださいね。
型①：変化を確認できるなら「課題→行動→変化」
差し戻しや作業時間など、変化を確認できる業務に向く型です。
課題→行動→変化の順に1〜2文でまとめると、読み手に伝わりやすくなります。
型①の書き方例
請求書の宛先間違いによる差し戻しが起きていたため（課題）、発行前の二重確認リストを作成（行動）。運用開始後は差し戻しの連絡がほぼなくなりました（変化）。
変化の数字が分からなくても、確認できた事実なら「減った」「なくなった」と書けます。
数字は、説明できるものがあれば添える程度で十分ですよ。
型②：周囲の評価があるなら「担当業務→行動→具体的な評価」
結果を数字で示せなくても、周りから具体的な言葉をもらったことはありませんか。
その場合は、結果の代わりに具体的な評価を置く型を使います。
型②の書き方例
部署内3名で分担していた備品発注を担当（担当業務）。
発注品と時期の一覧表を作って共有しました（行動）。
他のメンバーから「発注漏れの心配が減った」と言われました（具体的な評価）。
人からの言葉や頼られた場面は、数字で測れない業務の裏づけになります。
「ありがとうと言われた」で終わらせず、何に対して感謝されたかまで書くのがポイントです。
型③：成果が分からないなら「担当業務→確認手順・取り組み方」
「数字も改善成果も分からない」「同じ業務の繰り返しだった」という方の型です。
成果が分からなくても、担当業務と確認の手順を書けば、仕事の進め方が伝わります。
型③の書き方例
請求書の発行と発送を担当しました（担当業務）。
発行前に宛先・金額・締日を元資料と照合し、不明点は担当者に確認してから処理していました（確認手順・取り組み方）。
※実際に担当した業務・確認方法に置き換えてください。
件数や続けた期間を記録などで説明できる場合は、「月約300件」「3年間」のように添えても構いません。
確認の手順が書いてあると、入社後も同じように進めてくれる様子を想像しやすくなります。
実際にやっていた確認の仕方を、そのまま言葉にすれば大丈夫ですよ。
事務職の実績を数字で具体化する方法｜使えるのは5種類
数字を添えられる業務があれば、仕事の量が伝わりやすくなります。
事務職の職務経歴書で使える数字の種類と、使うときの注意点をまとめます。
実績に使える数字は5種類ある
売上の数字がなくても、事務の仕事には使える数字があります。
使えるのは次の5種類。
- 件数：請求書を月約80件発行、伝票を月約200件処理
- 頻度：毎日の電話応対、週1回の会議資料作成
- 期間：3年間継続、繁忙期の2カ月間
- 規模：従業員50名規模、営業担当5名分のサポート
- 範囲：3部署分の経費精算、支店2拠点分の取りまとめ
件数・頻度・期間・規模・範囲の5種類を覚えておくと、使える数字を探しやすくなります。
1つの実績に2種類以上入ると、具体性は一段上がりますよ。
数字は盛らない｜概算は根拠を説明できるものだけ
数字を使うときの絶対ルールは、盛らないことです。
数字は、面接で詳しく聞かれることがあります。説明できない数字を書くと、書類全体の信頼を損ねるおそれがあります。
記録や担当頻度など、説明できる根拠がある場合は概算を使えます。
根拠がなければ、数字は省きましょう。
「平均」は、記録から計算できるときだけ使うのが安心です。
概算であることが伝わる書き方は、誠実さの表現でもあります。
概算でも、どのように見積もったか説明できる数字を使いましょう。
社外秘の情報は載せない｜数字が使えなければ言葉で説明する
「会社の数字を書いていいのか不安」と感じる方もいると思います。
売上額や取引先名など社外秘にあたる情報は、範囲表現に変えても守秘義務に触れる場合があります。社内規定を確認し、迷う数字は書かずに定性的に表現しましょう。
処理件数や頻度も、会社によっては開示できない場合があります。社内規定を確認し、特定につながらない範囲で書きましょう。
そして大前提として、数字が本当に見つからないなら無理に入れなくて大丈夫。
数字を作るより、型②や型③のように言葉で説明するほうが、面接でも自信を持って話せます。
数字は説得力の道具であって、目的ではありません。正直に書ける範囲で使えば十分ですよ。
【職種・状況別】実績がない事務職の職務経歴書の例文5本
ここからは、職種・状況別の例文をBefore/After形式で5本紹介します。
どれも書き方を示す記入例です。
自分の職種に近いものを参考に、人数・件数・工夫はご自身の経験に置き換えてくださいね。
一般事務の例文｜「事務業務全般」から抜け出す
一般事務では、「事務業務全般」だけだと担当内容が伝わりにくくなります。
↓「規模・工夫・結果」を加える
書いてある業務自体は、BeforeもAfterもほぼ同じです。
実際に担当した範囲や確認方法を補うと、読み手が仕事の内容を判断しやすくなります。
「事務業務全般」だけの書類は、悪い印象というより判断しにくい書類なんです。
営業事務の例文｜営業を支えた量と仕組みを見せる
営業事務は、支えた人数と処理量が最大の武器になります。
↓「規模・工夫・結果」を加える
「誰を」「どれだけ」支えたかを数字で示すと、営業事務の価値は伝わります。
営業の成果は書けなくても、営業が動きやすくなった仕組みは自分の実績ですよ。
経理事務の例文｜日常業務と決算対応を分けて見せる
私が経験した業務を参考にした記入例です。
人数・件数・期間は説明用の設定です。
↓「規模・工夫」を加える
経理は、日常業務と決算期の対応を分けて書くと担当範囲の広さが伝わります。
確認できる成果がなくても、担当範囲と工夫だけで仕事ぶりは伝わります。
使っていた会計ソフト名を書き添えると、応募先との共通点も作りやすいですよ。
総務・人事事務の例文｜人数と改善で見せる
総務・人事は業務が幅広いぶん、ぼんやりした書類になりがちです。
↓「規模・工夫・結果」を加える
対応した人数と改善した仕組みの2本立てで書くと、幅広さが強みに変わります。
「全般」で片づけず、代表的な業務を2〜3個選んで具体化するのがコツです。
未経験・ブランクありの例文｜前職と今の行動でつなぐ
事務が未経験の方やブランクがある方は、書き方の発想を変えます。
↓「前職・強み・今」でつなぐ
前職の経験は、お金と数字を正確に扱った証拠として事務につながります。
ブランク期間の学習や資格の勉強も、「今も行動している」という強い材料です。
「実績は特にありません」で終えず、担当した仕事や現在の学習内容を整理しましょう。
未経験の方は、職務経歴書とセットで出す履歴書の書き方も差がつくポイントです。
合わせて読みたい
【例文つき】事務未経験でも書類通過！事務職への転職で受かる履歴書の書き方
例文を見ても「自分の業務にどう当てはめるか」は迷いやすいところです。
求人探しや応募も相談したい方は、事務職に強い転職エージェントに相談する方法もあります。
転職支援の中で、職務経歴書の添削について相談できます。
求人紹介・書類添削などの転職支援に申し込む
実績がない人ほどやりがちな職務経歴書のNG例5つ
例文のあとは、逆にやってはいけない書き方です。
実績がないと焦っている人ほど、この5つにはまりやすいので注意してくださいね。
NG①：実績を盛る・数字を作る
いちばんやってはいけないのが、実績や数字の水増しです。
盛った実績は、面接で詳しく聞かれた際に説明できなくなる可能性があります。
小さくても本当の実績のほうが、面接で堂々と話せるぶん強いんですよ。
NG②：「貢献しました」で終わらせる
「業務効率化に貢献しました」という締めの一文、書いていませんか。
何をしてどう変わったかがないと、「貢献しました」は中身のない飾り言葉に見えてしまいます。
何をしたかを具体的に書き、確認できる変化があれば添えましょう。
NG③：業務名の羅列だけで終わる
「電話応対、来客対応、データ入力、ファイリング」と業務名を並べて終わるパターンです。
羅列だけの書類は、経験した業務は分かりますが、任された範囲や進め方が伝わりにくいんです。
全業務を具体化する必要はありません。
応募先に関係の深い業務を2〜3個選んで、担当範囲や進め方を書き足してください。
残りの業務は羅列のままでも大丈夫ですよ。
NG④：根拠のない「ミスゼロ」「正確性に自信」
「ミスゼロを達成」「正確性には自信があります」という言葉だけの主張も要注意です。
書類を読む側からすると、根拠のない断言は判断の材料になりにくいんです。
ミスがなかったなら、ミスを防ぐために何をしていたかをセットで書いてください。
「入力後に元伝票と照合する手順を守った」と書くと、ミスを防ぐ取り組みは伝わります。
ただし、ミスゼロを証明するものではありません。
「ミスゼロ」と書くより、「ミスをこう防いでいた」と書くほうが、仕事の進め方が伝わりますよ。
NG⑤：応募先と関係ない実績を目立たせる
せっかくの実績も、置き場所を間違えると逆効果です。
たとえば経理事務の応募で、イベント企画の実績を最初に大きく書くケース。
応募先の業務と遠い実績は補足程度に回すのがおすすめです。
書類の一等地には、求人票から逆算した実績を置いてください。
並べる順番を変えるだけでも、伝わり方は変わりますよ。
実績なしの職務経歴書でよくある質問7つ
最後に、実績がない方からよく受ける質問にまとめて答えますね。
Q1. 職務経歴書の実績欄は空欄のまま出してもいいですか？
自分で書式を選べる場合、実績欄を独立して設ける必要はありません。
職務内容に担当業務と取り組み方をまとめる方法もあります。
成果が確認できないときは、無理に成果を書き足さないようにしましょう。
応募先から書式の指定がある場合は、その指示を確認してください。
指定の実績欄を空欄のまま出すと、採用担当が働きぶりを判断する材料が少なくなってしまいます。
6ステップで整理した担当業務や取り組み方を、1つでいいので書いてください。
成果が書けなくても、担当業務と取り組み方が伝われば判断の材料になりますよ。
Q2. 実績の数字を覚えていない場合はどう書けばいいですか？
記録や担当頻度など、説明できる根拠があれば概算で書けます。
「約」を付けて、概算だと分かる書き方にするのが基本です。
根拠がなければ数字は省き、型②や型③の書き方に切り替えてください。
Q3. チームの成果を自分の実績として書いてもいいですか？
書けますが、自分の役割を明確にするのが条件です。
「チームで残業削減を達成」ではなく、そのなかで自分が何を担当したかまで書きます。
「私は業務一覧表の作成を担当し」のように役割を添えれば、チームの成果も立派な実績です。
役割をぼかしてチームの手柄を全部書くと、面接の深掘りで苦しくなるので注意してくださいね。
Q4. ルーティン業務しかない事務でも実績は書けますか？
書けます。
ルーティンは、担当業務→確認手順・取り組み方の型（型③）に当てはめてください。
「請求書の発行前に、宛先・金額・締日を元資料と照合していた」という形です。
件数や期間を説明できる場合は、添えても構いません。
Q5. 短期離職の場合でも実績は必要ですか？
在籍が短くても、職務内容と取り組み方は書いてください。
短期間だからこそ、何を任されどう取り組んだかで働きぶりを示す必要があります。
「3カ月で受注入力の手順を習得し、1人で処理できるようになった」という書き方なら、短期でも成立します。
実績という言葉に構えず、事実を具体的に書くことを優先しましょう。
Q6. 実績と自己PRは同じ内容でもいいですか？
土台は同じで構いませんが、役割を分けてください。
職務経歴の実績は事実の記録、自己PRは事実から導いた強みの主張です。
実績「確認表を作って差し戻しを減らした」に対し、自己PRは「仕組みで正確さを保つ工夫ができます」とまとめる形ですね。
同じ文章をコピーして2カ所に貼るのだけは避けましょう。
Q7. 複数社ある場合は全部の会社の実績を書くべきですか？
全社に同じ濃さで書く必要はありません。
応募先に近い経験のある会社を厚く、遠い会社は簡潔にが基本です。
直近の会社と、応募先との共通点が多い会社に数字と工夫を集中させてください。
以前の勤務先でも、応募先に関係する経験は具体的に書きましょう。
関連が薄い職歴は、担当業務を簡潔にまとめれば大丈夫です。
まとめ｜実績がない事務職の職務経歴書は見つけ方と書き方で変わる
最後に、この記事の要点を整理しますね。
- 成果がなくても、担当業務と取り組み方は書類の材料になる
- 採用担当が見るのは応募先との共通点・具体度・再現性
- 実績は6ステップで発掘し、求人票から逆算して選ぶ
- 手元の材料に合わせて3つの型から選べば、数字がなくても書ける
- 数字は盛らず、根拠を説明できる概算だけ使う。なければ言葉で書く
大きな成果がなくても、毎日の仕事ぶりは言葉にできます。
まずは実績発掘シートに担当業務を書き出すところから始めてみてください。
Word形式でそのまま入力できます
書き出した実績が形になったら、次の段階は自己PRへの変換です。
選ぶだけで自己PR文の下書きが作れる無料ツールも用意しているので、続けて使ってみてくださいね。
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【無料ツール】事務職の自己PR文メーカー｜選ぶだけで例文がすぐ完成
求人探しや応募も相談したい方は、リクルートエージェントの転職支援で、職務経歴書の添削について相談する方法もあります。
求人紹介・書類添削などの転職支援に申し込む
「実績がない」と思い込んでいただけで、書けることが意外とあると分かったクマ
その気づきが書類の一歩目です。
応募先に伝えられる経験を、一つずつ整理してみましょう。
かなたんのプロフィール
事務職15年・現役採用担当のかなたんです。書類選考から最終面接まで担当し、転職3回・4社で働いてきました。簿記2級・FP3級を保有。応募する側と採用する側、両方の経験をもとに、くまきちと一緒に事務職転職で迷いやすいポイントを分かりやすく発信しています。簿記やExcelなど、事務職からスキルアップしたい方に向けた記事も書いています。
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