一人事務がつらいのは甘えじゃない｜採用担当が教える限界サインと3つの出口
かなたん
かなたんブログ 〜事務職の転職ガイド〜
【無料】マルチタスク診断｜10問で仕事の進め方と苦手対策がわかる
かなたん
電話対応のあと、「入力のどこまで進めたっけ？」と分からなくなるクマ(泣)
複数の仕事が重なると、頭が真っ白になるクマ(泣)
そんな経験から、「私はマルチタスクが苦手なのかも」と悩んでいませんか？
この無料チェックでは、10問に答えると、普段選びやすい仕事の進め方が3タイプのどれに近いかを振り返れます。
登録不要・10問です。まずは普段の自分に近い答えを選んでみてください。
※普段選びやすい仕事の進め方を振り返るために、当ブログが作ったセルフチェックです。処理の速さ・正確さ・仕事の向き不向きや、医学的な状態を測るものではありません。
▶ 先に対処法を知りたい方は、マルチタスクが苦手な人の対策5つへどうぞ。
目次
マルチタスク診断｜無料10問・登録不要
まずは、普段の自分の進め方を10問のチェックで振り返ってみましょう。
登録不要・タップで答えるだけなので、気軽に試してみてください。
質問は、ふだんの仕事や生活での行動を選ぶだけのかんたんな内容です。
最近の仕事や生活を思い出し、理想の自分ではなく、普段に近いほうを選んでください。
結果は、Bを選んだ数をもとに、当ブログで便宜上3つに分けたものです。能力の判定ではなく、自分の進め方を見直すきっかけとして使ってください。
役に立ったら、ぜひ紹介してください
無料・登録不要で、どなたでも使えます
ブログ・授業などで紹介したい方へ
リンクはご自由に貼ってください。ご連絡は不要です。下の文をそのまま使えます。
正直に選んで大丈夫ですよ。良い悪いを決めるものではなく、自分の進め方を振り返るためのチェックです。
診断が終わったら、そのまま結果の見方を読み進めてくださいね。
診断結果の見方｜3タイプの進め方と振り返りポイント
3タイプは、10問の回答の傾向をもとに分けたものです。
どのタイプが上、という優劣はありません。同じタイプでも選んだ質問は人によって違うので、当てはまるところだけ参考にしてください。
シングル集中型｜区切ってから次へ進む回答が多いタイプ
シングル集中型は、作業に区切りをつけてから次へ進む回答が多かったタイプです。
区切る前に割り込みが入る日に、負担を感じていないか振り返ってみましょう。
割り込みで疲れることだけから、集中力の高さは判断できません。どんな中断で困るかを思い出してみてください。
シングル集中型の振り返り
- 区切りのよいところまで進めてから、次に移っているか
- 中断する前に、戻る場所を残せているか
- 割り込みが続く日に、負担がたまっていないか
割り込みが続く日に疲れやすいか、思い出してみるクマ
疲れやすい場面がわかれば、メモや段取りで補う方法を選べますよ。
切り替え型｜区切る回答と切り替える回答が混ざるタイプ
切り替え型は、区切ってから移る回答と、途中で切り替える回答が混ざっていたタイプです。
どの場面で区切り、どの場面で切り替えたかを振り返ってみましょう。急な依頼が続く日に、元の作業へ戻りにくくなっていないかも確認してみてください。
予定変更が続く日に負担を感じる場合は、優先順位の決め方や、再開する手順を見直してみましょう。
切り替え型の振り返り
- どの場面で区切り、どの場面で切り替えているか
- 切り替えたあと、元の作業に戻れているか
- 急な依頼で、予定の順番が何度も変わっていないか
切り替え型の人は、このあと紹介する中断メモや段取りの対策から試してみてください。
マルチタスク型｜途中で別の用事に対応する回答が多いタイプ
マルチタスク型は、作業の途中で別の用事に対応する回答が多かったタイプです。
声かけや連絡、自分で思い出した用事など、どんなきっかけで作業を切り替えているかを振り返ってみましょう。
同時に進める仕事が増えたときに、確認が抜けていないかを見直してみましょう。
マルチタスク型の振り返り
- 途中にした仕事を、あとで再開できているか
- 照合やチェックの途中で、別の対応をはさんでいないか
- 忙しい日が続いて、休憩を後回しにしていないか
どのタイプでも、困りやすい場面は人によって違います。
タイプ名にこだわらず、自分が負担を感じる場面を見つけることが、次の対策につながります。
マルチタスクが苦手でも能力不足とは限らない
マルチタスクが苦手だからといって、能力が低いとは限りません。
入力と電話対応など、どちらも注意を必要とする作業を切り替えると、元の作業に戻るまでに時間がかかったり、ミスが増えたりすることがあります。
これは「切り替えコスト」と呼ばれています。
負担の感じ方は、作業の難しさ、経験、職場環境、ワーキングメモリなどによっても変わります。
そのため、苦手さだけで自分の能力を決めつけず、どの場面で負担を感じやすいかを知って、メモや段取りで補う方法を試してみましょう。
参考：マルチタスク研究のレビュー（PMC）／実行機能とマルチタスクの研究（Frontiers in Psychology）
苦手さだけで、自分の能力を決めつけなくていいクマね
そうなんです。まずは、自分が負担を感じやすい場面を知るところから始めてみましょう。
マルチタスクが苦手に感じる理由｜事務の仕事で負担が重なるわけ
では、なぜ事務の仕事でマルチタスクの苦手さが目立つのでしょうか。
個人の得意・苦手だけでなく、割り込みの多さや仕事の組み立て方、切り替えの負担も関わっています。
事務の現場は電話・来客・入力の「同時要求」が起きやすい
事務の仕事は、職場によって複数の依頼や連絡が重なりやすいことがあります。
- 入力中に電話が鳴る
- 電話中に来客のチャイムが鳴る
- 席に戻ると「これお願い」と書類が置かれている
こうした重なりは、本人の力とは関係なく、担当する業務の組み立てによって起きることがあります。
一人で事務を担当する職場などでは、受け持つ業務が広くなり、割り込みの種類も増えやすくなります。
割り込みの頻度や業務量など、仕事の組み立て方が負担に関わる場合があります。
▶ 電話の聞き取りそのものがつらいときは、電話対応で聞き取れないときの対処法もあわせてどうぞ。
切り替えのたびに負荷がかかる｜ワーキングメモリの仕組み
作業中の情報を一時的に覚えておく働きは、ワーキングメモリと呼ばれます。
一度に覚えておける情報の量には限りがあると考えられています。
作業を切り替えると、前の作業の内容や、どこまで進めたかを思い出す必要があります。
そのため中断のあとは、再開までに時間がかかることがあります。
負担の感じ方には、作業の内容や経験などによって個人差があります。
頭の中だけで覚えようとせず、メモなどで補う方法も試せます。
再開する場所をメモに残しておくと、戻ったときに探す手間を減らせますよ。
マルチタスクが得意に見える人がしている工夫
マルチタスクが得意に見える人も、すべてを同時に処理しているとは限りません。
見直せる要素のひとつが、切り替えの負担を減らす工夫です。
例えば、中断する前に「どこまでやったか」をメモしておくと、再開しやすくなります。
負担の感じ方は、作業の内容や経験などによっても異なります。
私が担当する選考では、「マルチタスクは苦手です」と話す応募者を、それだけでマイナスにはしません。苦手な場面と、自分なりの対策まで話してもらえると、働く姿をイメージしやすくなります。
なお、ミスや忘れ物などの困りごとが続き、仕事や生活に支障がある場合は、1人で抱え込まず医療機関などに相談してください。
▶ こころの耳（厚生労働省 働く人のメンタルヘルス・ポータルサイト）（外部サイト）
マルチタスクが苦手な人の対策5つ｜今日からできるシングルタスク仕事術
ここからは、マルチタスクが苦手な人向けの対策を5つ紹介します。
どれも手元のメモなどで、今日の仕事から試せる方法です。
対策①｜一本道メモで仕事を1列に並べる
抱えている仕事をすべて書き出して、上から順に1列に並べます。
頭の中だけで複数の仕事を覚えておこうとすると、順番を何度も考え直すことになりがちです。
紙に出しておくと、目の前の1つに取り組みやすくなります。
終わったら線で消して、いちばん上の仕事に戻るだけです。
私も毎朝、手帳にその日のやることを書き出しています。
朝いちばんと、頭の中を整理したくなったタイミングで書き出して、終わった仕事からチェックを入れていきます。
あとから見返して「これは終わった」と確認できると、それだけで安心できるんですよ。
順番を考え直す回数が減ると、作業に戻りやすくなりますよ。
対策②｜時間を区切って1つずつ片づける
「この30分は入力だけ」と決めて、1つの作業に時間を割り当てます。
時間を区切ると、他の仕事が気になって手が止まる回数を減らす助けになります。
区切る長さは、例えば15分から30分など、業務に合わせて決めましょう。
例えば「10時までは請求書だけ」と決めて、急ぎではないメールは区切りのあとに確認します。
区切りの終わりに1分だけ、次に何をやるかを見直します。
時間を区切るときの目安
- 集中する作業は、例えば15〜30分で区切る
- 急ぎではないメールや雑務は、まとめて確認する時間を作る
- 区切りの合間に1分の見直しを入れる
対策③｜中断メモで割り込みを受け止める
声をかけられたら、今の作業の状態を短くメモしてから対応します。
例えば、次の3つを短く残しておくと、戻ったときに再開しやすくなります。
- 済：B社の請求書まで入力
- 次：C社の請求書を入力
- 未確認：B社の金額照合
どこまで終わったかに加えて、次にすることと、確認が済んでいないことまで残すのがコツです。
戻ったあとに「どこまでやったっけ」と探す時間が長いクマね
短いメモは、再開する場所を探す手間を減らす助けになります。付箋が1枚あれば、今日から試せますよ。
対策④｜通知を減らして割り込みの入口を絞る
通知を減らす前に、すぐに対応する必要がある連絡と、あとで確認できる連絡を分けましょう。
連絡には、すぐに対応する必要があるものと、あとで対応できるものがあります。電話やチャットなどの種類だけでなく、緊急性と職場のルールで分けましょう。
急ぎではない通知は、確認するタイミングを自分で決めやすい割り込みです。
職場のルールや返信期限を確認したうえで、急ぎではない通知をまとめて確認する時間帯を決めてみてください。
職場のルールで通知を切れない場合は、確認だけして返信を後回しにする方法もあります。
対策⑤｜朝いちの5分で段取りを決め、迷ったら確認する
始業後に5分ほどを目安に、その日の締切と優先順位を確認します。
対策①の一本道メモを作ったら、順番に迷う仕事がないかも見ておきます。
順番に迷うときや、急な依頼で締切が重なったときは、自分だけで決めずに、上司や依頼した人に確認しましょう。
- 昨日の残りを書き出す
- 今日の締め切りを確認する
- 順番に迷う仕事は、誰に確認するか決めておく
例えば、次のように相談すると、相手も判断しやすくなります。
「Aの入力が本日中、Bの資料が明日の午前までですが、急ぎのCが入りました。Cを先に進める場合、Aの締切を調整してもよいでしょうか」
マルチタスクが少ない事務の仕事・職場の選び方
対策を続けても、職場によってはマルチタスクの量そのものが多すぎる場合があります。
そんなときは、働く場所を選び直すのも対策の1つです。
どんな職場を選べばいい？
職種名だけで決めず、割り込みの多さを確かめる
同じ事務職でも、仕事の中身や職場によって、割り込みの多さは変わります。
経理やデータ入力は、集中作業の割合が高い求人もあります。
ただし、電話対応の有無・一人事務かどうか・月末月初の業務量によって、割り込みの多さは変わります。
一方、受付のように、来客や電話への対応が仕事の中心になる事務もあります。求人で気になることは、次のように面接で確かめられます。
※面接で聞いた内容が、入社後の様子をすべて表しているとは限りません。気になる点は、いくつかの質問で確かめましょう。
求人票の「幅広い業務」は要注意｜採用担当の裏読み術
求人票の文言には、職場の忙しさのヒントが隠れています。
採用担当として求人票を書く側から見ると、文言から仕事の進め方を想像できることがあります。
求人票の文言から考えたいこと
- 「電話応対多め」は、作業中に電話で中断することが多い可能性
- 「幅広い業務をお任せ」は担当範囲が決まっていない場合あり
- 「臨機応変に対応できる方」は、急な依頼がある可能性
「伝票処理」「データ入力が中心」など、業務が具体的に書かれている求人は、仕事内容を確かめる手がかりになります。
ただし、求人票は確認の入口です。実際の業務量は職場によって違うので、気になる求人は面接で確認しましょう。
求人票を見るときは、職種名だけでなく次の6つを確認すると、割り込みの多さを見きわめやすくなります。
- 1日の電話対応の件数
- 同じ業務を担当する人数
- 一人事務かどうか
- 突発対応の頻度
- 月末月初の残業の量
- 仕事の優先順位を誰が決めるか
面接では、まず1日の業務の流れを聞き、わからなかった項目を追加で確認しましょう。
それでも今の職場がつらいときの選択肢
対策と職種の工夫を試しても、割り込みの多さや担当範囲が変わらない職場はあります。
その場合は、環境を変える準備だけ始めておくのがおすすめです。
すぐに転職しなくても、職場を選ぶときに確認したい条件を整理しておくと、求人を比べやすくなります。
この10問でわかるのは、普段の仕事の進め方の傾向です。
仕事上の行動特性や、ストレスを感じやすい環境も整理したい方は、ミイダスのコンピテンシー診断も参考にできます。
※無料会員登録が必要です。登録後、診断の質問に回答します。
職場を変える選択肢も比べたい方は、事務職に強い転職エージェントを比較した記事も参考にしてください。
合わせて読みたい
【現役採用担当が選ぶ】事務職に強い転職エージェントおすすめ10選｜2026年最新版・本音比較
相談先の候補を絞りたいときは、経験や希望条件から選べる7問のチェックも使えます。
選べる道を知っておくと、今の職場で続けるかを考えるときの材料になりますよ。
マルチタスクが苦手な人のよくある質問
最後に、マルチタスクが苦手なときに気になりやすい疑問に答えます。
マルチタスクが苦手なのは病気ですか？
マルチタスクが苦手ということだけで、病気かどうかは判断できません。この記事のセルフチェックでも判断できません。
困りごとが続き、仕事や生活に支障がある場合は、1人で抱えず医療機関などに相談してください。
働く人の心の健康については、先ほど紹介した厚生労働省の「こころの耳」でも相談先を探せます。
マルチタスクができる人と何が違うのですか？
違いは人によってさまざまですが、見直しやすいのは、切り替えの負担を減らす工夫です。
例えば、中断する前に状態を記録しておくと、再開しやすくなります。
一本道メモや中断メモは、そのための方法です。負担は作業の内容や経験などによっても異なります。
マルチタスクは訓練で改善しますか？
このチェックでは、訓練によってどの程度改善するかは判断できません。まずは、作業のどこで困るのかを分けて、中断メモや優先順位の確認などを試してみましょう。
試す前と後で、再開する場所を探す手間や、確認漏れがどう変わったかを振り返ると、続ける方法を選びやすくなります。
タイプを変えること自体を目標にする必要はありません。
面接でマルチタスクが苦手と伝えてもいいですか？
対策とセットで伝えるなら、正直に話して大丈夫です。
例えば「作業が中断するときは、どこまで進めたかをメモしてから対応しています」のように、実際にしている工夫を伝えます。
私が担当する選考では、苦手な場面と対策まで話せる応募者は、働く姿をイメージしやすいと感じます。
シングルタスク診断とは何ですか？
この記事では、1つの作業を区切ってから次へ進む傾向を振り返るチェックとして扱っています。仕事の能力や適性を測る検査ではありません。
この記事の無料チェックでも、区切ってから次へ進む回答が多いかを振り返れます。
結果はタイプの目安なので、決めつけずに働き方選びのヒントにしてください。
事務職はマルチタスクが苦手だと務まりませんか？
マルチタスクが苦手でも、事務職で働くことはできます。
事務職の中にも、入力や照合に集中する時間を取りやすい仕事があります。
電話対応が担当制か、優先順位を相談できるかなど、職場の条件を確かめて選ぶと、働きやすさが変わることがあります。
電話と来客が重なったときは、どちらを優先すればいいですか？
まずは、職場のルールを確認しましょう。
ルールがない場合は、対応中の相手や緊急性を見て判断します。迷いやすい場面は、先輩や上司と決めておくと、その場で動きやすくなります。
例えば、来客を待たせないようにして、電話は保留や折り返しにする、といった決め方があります。
まとめ｜負担を感じる場面を知り、仕事の進め方を整えよう
マルチタスクが苦手でも、能力不足とは限りません。切り替えの負担は、メモや段取りの工夫で補える場合があります。
今日からできる対策を、もう一度おさらいしますね。
- 一本道メモで仕事を1列に並べる
- 時間を区切って1つずつ片づける
- 中断メモで割り込みを受け止める
- 通知を減らして割り込みの入口を絞る
- 朝いちに段取りを決め、迷ったら確認する
全部を一度にやる必要はありません。まずは中断メモなど、試しやすいものを1つ選んでみてください。
苦手さだけで自分を決めつけず、負担を感じる場面に合う工夫を試してみましょう。
チェックで振り返った自分の進め方を、働き方や職場選びのヒントにしてください。
疲れやすい場面がわかったら、試す対策も選べるクマ
その気づきが第一歩です。自分に合う進め方を、1つずつ見つけていきましょう。
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かなたんのプロフィール
事務職15年・現役採用担当のかなたんです。書類選考から最終面接まで担当し、転職3回・4社で働いてきました。簿記2級・FP3級を保有。応募する側と採用する側、両方の経験をもとに、くまきちと一緒に事務職転職で迷いやすいポイントを分かりやすく発信しています。簿記やExcelなど、事務職からスキルアップしたい方に向けた記事も書いています。
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