電話対応で聞き取れないのはあなたのせいじゃない｜723人に聞いた対処法5選
かなたん
かなたんブログ 〜事務職の転職ガイド〜
マルチタスクが苦手なのは欠陥じゃない｜無料10問診断と今日からできる対策5つ
かなたん
電話を取りながら来客対応をして、席に戻ったら入力のどこまで進めたか思い出せない。
「私だけ要領が悪いのかな」と、落ち込んだことはありませんか。
結論から伝えますね。
マルチタスクが苦手なのは、能力不足ではなく、脳のタイプの違いです。
そもそも人の脳は、複数の仕事を同時には処理できません。
同時にこなせているように見える人も、実は高速で切り替えているだけなんですよ。
事務職15年・採用担当兼務として、多くの同僚と応募者を見てきた実感から解説します。
この記事では、無料の10問診断でタイプを確かめて、今日からできる対策まで案内しますね。
この記事でわかること
- マルチタスクが苦手でも欠陥ではない理由
- 無料10問でできるシングルタスク診断
- 3タイプそれぞれの特徴と強み
- 今日からできるシングルタスク仕事術5つ
- マルチタスクが少ない事務の仕事の選び方
電話と来客と入力が重なると、頭が真っ白になってしまうんです。
その状態はあなたのせいではありませんよ。理由とタイプを一緒に確かめていきましょう。
目次
マルチタスクが苦手なのは欠陥ではない｜結論
マルチタスクが苦手だと、自分に欠陥があるように感じてしまいますよね。
でも、人の脳はそもそも複数の作業を同時に処理できない仕組みです。
同時にこなしているように見える人も、作業を高速で切り替えているだけなんですよ。
切り替えのたびに、脳には小さな負担がかかります。
その負担を重く感じるか、軽く流せるかは人によって違います。
つまり「苦手」の正体は、能力の差ではなく脳の仕様とタイプの差です。
利き手に右と左があるように、仕事の進め方にも人それぞれの型があります。
左利きが欠陥ではないのと同じで、直すべき欠点ではないんです。
欠陥じゃなくてタイプの問題なら、少し気が楽になります。
そうなんです。直そうと頑張るより、自分のタイプに合うやり方を知るほうが早いですよ。
【無料診断】マルチタスク・シングルタスク診断（10問）
まずは、あなたがどのタイプかを10問の無料診断で確かめましょう。
登録不要・30秒・タップで答えるだけなので、気軽に試してみてください。
質問は、ふだんの仕事や生活での行動を選ぶだけのかんたんな内容です。
深く考えず、理想の自分ではなく、ふだんの自分に近いほうを選ぶのがコツです。
正直に選んで大丈夫ですよ。責める診断ではなく、自分の取扱説明書を作る診断です。
診断が終わったら、そのまま結果の見方を読み進めてくださいね。
診断結果の見方｜3タイプの特徴と強み
診断で出た3タイプには、それぞれはっきりした強みがあります。
どのタイプが上でどれが劣る、という優劣はありません。
シングル集中型｜1つの仕事を深く仕上げるタイプ
シングル集中型は、1つの作業に深く潜って仕上げる力を持つタイプです。
その代わり、割り込みが入ると集中の立て直しに時間がかかります。
電話や来客のたびに疲れてしまうのは、集中力が深い証拠でもあるんですよ。
シングル集中型の強み
- 入力や書類作成の正確さで信頼される
- 深い集中でミスの少ない仕事ができる
- 1つのことを最後までやり切る粘り強さがある
割り込みのたびにどっと疲れるのは、これが理由だったんですね。
疲れやすさは弱点ではなく、深く集中できていることの裏返しですよ。
切り替え型｜段取り次第で力を出せるバランスタイプ
切り替え型は、段取りが整っていれば複数の仕事を回せるタイプです。
予定どおりに進む日は好調なのに、突発対応が続く日は一気に消耗します。
調子の波は、段取りが崩されたかどうかで決まっているんです。
切り替え型の強み
- 計画を立てて仕事を進めるのが得意
- 環境が整えば集中も同時進行もこなせる
- 自分なりの手順を作って改善していける
切り替え型は、このあと紹介する段取りの対策と相性がいいタイプです。
マルチタスク型｜同時進行の場を楽しめるタイプ
マルチタスク型は、複数の仕事が動いている状態を楽しめるタイプです。
割り込みを負担に感じにくく、変化の多い日ほど生き生きします。
一方で、1つの作業をじっくり詰める場面では飽きやすい面もあります。
マルチタスク型の強み
- 電話や来客の多い日でも消耗しにくい
- 優先順位の入れ替えに柔軟に対応できる
- 周りの状況に気づいてフォローに回れる
マルチタスク型には、細かい確認作業が続くと集中が切れやすいという悩みがあります。
つまり、どのタイプにも得意と苦手の両方があって、お互いさまなんです。
マルチタスクが苦手になる本当の理由
では、なぜ事務の仕事でマルチタスクの苦手さが目立つのでしょうか。
理由は、あなた個人ではなく仕事の構造と脳の仕組みにあります。
事務の現場は電話・来客・入力の「同時要求」でできている
事務職の1日は、複数の割り込みが同時に届く構造になっています。
- 入力中に電話が鳴る
- 電話中に来客のチャイムが鳴る
- 席に戻ると「これお願い」と書類が置かれている
こうした同時要求は、誰がその席に座っても起きる仕事の特徴です。
規模の小さい会社ほど事務は「何でも屋」になりやすく、割り込みの種類も増えます。
つまりパニックの原因は、あなたの能力ではなく席の構造にあります。
同じ席に座れば、誰でも多かれ少なかれ消耗するんですよ。
脳は同時処理できない｜ワーキングメモリと切り替えの負荷
脳には、作業中の情報を一時的に覚えておくワーキングメモリという置き場があります。
この置き場は小さくて、一度に持てる情報の量には限りがあるんです。
作業を切り替えるたびに、置いていた情報を入れ替える負担がかかります。
電話のあとに「何をしていたか」を忘れるのは、この入れ替えが原因です。
机の上が狭いと物を置けないのと同じで、広さは努力では変わりません。
だからこそ、根性論ではなく置き場を補う工夫が役に立ちます。
記憶力の問題ではなく、置き場の広さの問題です。メモという外付けの置き場で補えますよ。
マルチタスクができる人との違いは切り替えの速さだけ
マルチタスクができる人も、実は同時に処理してはいません。
違いは、切り替えの速さと戻り方のうまさにあります。
できる人は、中断する前に「どこまでやったか」を一瞬で記録しています。
つまり才能の差ではなく、切り替えを助ける工夫の差なんです。
面接で「マルチタスクは苦手です」と正直に話す応募者を、私はマイナスにしません。自分の特性を分析して対策まで話せる人は、むしろ信頼できます。
なお、ミスや忘れ物への不安が強く生活に支障がある場合は、1人で抱え込まず専門機関に相談してください。
▶ 厚生労働省 こころの情報サイト（外部サイト）
マルチタスクが苦手な人の対策5つ｜今日からできるシングルタスク仕事術
ここからは、マルチタスクが苦手な人向けの対策を5つ紹介します。
どれも道具いらずで、今日の仕事から試せるものだけを選びました。
- 一本道メモで仕事を1列に並べる
- 時間を区切って1つずつ片づける
- 中断メモで割り込みを受け止める
- 通知を減らして割り込みの入口を絞る
- 朝いちの5分で段取りを決める
対策①｜一本道メモで仕事を1列に並べる
抱えている仕事をすべて書き出して、上から順に1列に並べます。
頭の中で複数の仕事を覚えておくと、それだけで脳の置き場がふさがります。
紙に出してしまえば、目の前の1つだけに集中できる状態を作れます。
終わったら線で消して、いちばん上の仕事に戻るだけです。
私も毎朝、手帳にその日のやることを書き出しています。
朝いちばんと、頭の中を整理したくなったタイミングで書き出して、終わった仕事からチェックを入れていきます。
あとから見返して「これは終わった」と確認できると、それだけで安心できるんですよ。
順番を考える回数が減るだけで、夕方の疲れ方が変わりますよ。
対策②｜時間を区切って1つずつ片づける
「この30分は入力だけ」と決めて、1つの作業に時間を割り当てます。
時間を区切ると、他の仕事が気になって手が止まる回数が減ります。
長い時間だと続かないので、15分から30分の小さな区切りが現実的です。
例えば「10時までは請求書だけ」と決めて、メールは区切りのあとに確認します。
区切りの終わりに1分だけ、次に何をやるかを見直します。
時間を区切るときの目安
- 集中する作業は30分まで
- メールや雑務は15分でまとめて処理
- 区切りの合間に1分の見直しを入れる
対策③｜中断メモで割り込みを受け止める
声をかけられたら、今の作業の状態を1行だけメモしてから対応します。
例えば「請求書、B社まで入力済み」の1行で足ります。
戻ったときに思い出す時間が消えるので、中断のダメージを最小限にできるんです。
戻ったあとに「どこまでやったっけ」と探す時間が長いんですよね。
その迷子の時間は1行メモでなくせます。付箋が1枚あれば今日から始められますよ。
対策④｜通知を減らして割り込みの入口を絞る
メールやチャットの通知を切って、確認する時間を自分で決めます。
割り込みには、電話のように断れないものと、あとで対応してよいものがあります。
通知はあとで対応してよい割り込みの代表で、自分でコントロールできる割り込みです。
まずは「メール確認は1日3回」など、回数を決めるところからで大丈夫です。
職場のルールで通知を切れない場合は、確認だけして返信を後回しにする方法もあります。
対策⑤｜朝いちの5分で段取りを決める
始業後の5分で、その日の仕事を書き出して順番を決めます。
朝に一本道メモを作っておくと、日中に順番を選び直す回数が減ります。
割り込みが入っても、戻る場所が決まっているという安心感があるので立て直せます。
- 昨日の残りを書き出す
- 今日の締め切りを確認する
- 上から順に並べ替えて1列にする
5つの対策の中でも、いちばん効果を実感しやすい習慣です。
マルチタスクが少ない事務の仕事・職場の選び方
対策を続けても、職場によってはマルチタスクの量そのものが多すぎる場合があります。
そんなときは、働く場所を選び直すのも立派な対策の1つです。
どんな職場を選べばいい？
経理・データ入力系はシングルタスク寄りの事務職
同じ事務職でも、仕事の中身によってマルチタスクの量は大きく違います。
経理やデータ入力系はシングル寄りで、集中して取り組む時間が長めです。
数字合わせや伝票処理は、目の前の1つに向き合う時間が中心だからです。
一方、受付や秘書のように、対応の割り込みが中心になる事務もあります。
シングル集中型の人は、経理系に寄せるだけで働きやすさが変わりますよ。
求人票の「幅広い業務」は要注意｜採用担当の裏読み術
求人票の文言には、職場の忙しさのヒントが隠れています。
採用担当として書く側から見ると、文言の裏には仕事量の実態が透けて見えるんです。
求人票の文言と裏の意味
- 「電話応対多め」は割り込みが日常的にある職場
- 「幅広い業務をお任せ」は担当範囲が決まっていない場合あり
- 「臨機応変に対応できる方」は突発対応が多いサイン
逆に「伝票処理」「データ入力が中心」など、業務が具体的な求人は狙い目です。
業務を具体的に書けるのは、仕事の範囲が整理されている職場の証拠だからです。
書く側は、忙しさをぼかしたいときほど言葉を抽象的にするんですよ。
面接で「1日の業務の流れ」を質問すると、割り込みの多さも確かめられます。
それでも今の職場がつらいときの選択肢
対策と職種の工夫を試しても、席の構造が変わらない職場はあります。
その場合は、環境を変える準備だけ始めておくのがおすすめです。
すぐに転職しなくても、自分の市場価値を知るだけで気持ちに余裕が生まれます。
「いざとなれば動ける」とわかっている人は、毎日の割り込みにも落ち着いて向き合えます。
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逃げ道を1つ持っておくと、今の職場で働く心も軽くなりますよ。
マルチタスクが苦手な人のよくある質問
最後に、マルチタスクが苦手な人からよく届く質問にまとめて回答します。
マルチタスクが苦手なのは病気ですか？
苦手というだけで、病気かどうかを判断することはできません。
得意と不得意の幅は誰にでもある特性で、程度の差があるだけです。
ただし、ミスや忘れ物で生活に支障が出るほど困っている場合は別です。
不安が強いときは1人で抱えず、先ほど紹介した公的サイトや専門機関に相談してください。
マルチタスクができる人と何が違うのですか？
同時に処理できているわけではなく、切り替えが速いだけです。
できる人は中断する前に状態を記録しておく癖を自然に持っています。
一本道メモや中断メモを使えば、同じ動きを仕組みで再現できます。
マルチタスクは訓練で改善しますか？
タイプそのものを変える訓練は必要ありません。
切り替えの負担は仕組みで減らせるので、メモと段取りの工夫が近道です。
一本道メモや中断メモを続けるうちに、切り替え自体も少しずつ慣れていきます。
苦手の克服より、自分のタイプに合う働き方を整えるほうが早く楽になれます。
面接でマルチタスクが苦手と伝えてもいいですか？
対策とセットで伝えるなら、正直に話して大丈夫です。
例えば「割り込みが多い日はメモで一元管理しています」と伝えます。
自己分析と対策までを語れる応募者は、採用担当から見て信頼度が高いです。
シングルタスク診断とは何ですか？
1つずつ処理するタイプかどうかを確かめるセルフチェックのことです。
この記事の無料診断でも、30秒でシングルタスク寄りか確認できます。
結果はタイプの目安なので、決めつけずに働き方選びのヒントにしてください。
事務職はマルチタスクが苦手だと務まりませんか？
務まります。
事務職の中にも、集中型の人が活躍しやすい事務の仕事が数多くあります。
経理やデータ入力系を選べば、正確さという強みを評価されやすいですよ。
採用の現場でも、コツコツ型の正確さを求める求人は途切れません。
電話と来客が重なったときは、どちらを優先すればいいですか？
基本は目の前の来客を優先して、電話は保留か折り返しにします。
優先順位をあらかじめ決めておくと、その場で迷わずに動けます。
職場ごとのルールがある場合は、先輩や上司に確認しておくと安心です。
まとめ｜苦手は直すものではなく、活かし方を知るもの
マルチタスクが苦手なのは、欠陥ではなく、脳のタイプの違いです。
今日からできる対策を、もう一度おさらいしますね。
- 一本道メモで仕事を1列に並べる
- 時間を区切って1つずつ片づける
- 中断メモで割り込みを受け止める
- 通知を減らして割り込みの入口を絞る
- 朝いちの5分で段取りを決める
全部を一度にやる必要はなく、一本道メモの1つだけでも変化を感じられます。
苦手は直すものではなく、活かし方を知るものです。
診断でわかった自分のタイプを、働き方選びの味方にしてください。
疲れやすさに理由があったとわかって、前向きになれました。
その気づきが第一歩です。あなたの集中力を活かせる場所は必ずありますよ。
自分に合う環境を探すなら、市場価値を知ることから始めるのが手軽です。
診断で自分のタイプがわかったら、次は転職で譲れない軸を確かめてみませんか。同じく無料・10問で試せる診断を用意しています。
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かなたんのプロフィール
事務職15年・現役採用担当（兼務）のかなたんです。書類選考から最終面接まで担当し、転職は4社経験。簿記2級・FP3級。応募する側と選ぶ側、両方の目線で事務職転職のリアルを発信しています。
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