事務職がきついのは私だけ？採用担当が教える7つの原因と乗り越え方
かなたん
かなたんブログ 〜事務職の転職ガイド〜
電話対応で聞き取れないのはあなたのせいじゃない｜723人に聞いた対処法5選
かなたん
「もしもし、わたくし○○社の……」の、肝心の名前だけが聞き取れない。
保留ボタンを押したあと、何て取り次げばいいのか分からず固まってしまう経験ありませんか？
＼先に結論！／
電話対応で聞き取れないのは、あなたの能力や努力のせいではないです。
Threadsで「取次ぎで名前が聞き取れなかった絶望感」を投稿したら、返信が723件も集まりました。
事務歴30年の大先輩からも「今でも絶望的に聞き取れない日がある」という声が届いたんです。
みなさんの返信から生まれた対策が、この5つです。
- 正直に「聞き取れませんでした」と伝えて取り次ぐ
- 「お電話が少々遠いようで」を枕詞にもう一度聞く
- あえて小さめの声で聞き返す
- 復唱して一音ずつ確認する
- 聞き取れない日はプロにもあると知る
事務職15年・採用担当も兼務する私が、現場の実感と評価の本音まで正直に書きますね。
「聞き返すのは失礼？」「何回まで聞き直していい？」という疑問にも答えていきます。
この記事を読み終える頃には、安心して電話に出られるようになりますよ。
この記事でわかること
- 電話対応で聞き取れないときの対策5選
- そのまま使える聞き返しフレーズ集
- 聞き間違いを減らす復唱とメモの習慣
- 採用担当から見た電話対応と評価の本音
- どうしても電話がつらいときの選択肢
目次
【結論】電話対応で聞き取れないのはあなたのせいじゃない
まず、いちばん伝えたい結論から。
電話の声が聞き取れないのは、耳や集中力の問題ではなく、電話という道具の限界が大きいんです。
電話の音声は、対面の会話より音の情報が削られて届きます。
電話は仕組みとして、人の声のうち会話に必要な音域だけを圧縮して届けています。
さらに相手の早口、周囲の騒音、電波の悪さが重なれば、誰でも聞き取れなくなります。
聞き取れない条件がそろった電話は、ベテランでも聞き取れません。
だから、電話が苦手なこと自体は性格の欠点でも能力不足でもありません。
独自調査！Threadsで事務職のみなさんに聞きました
実際に、Threadsのみなさんの声がそれを証明してくれました。
Threadsで聞きました（回答723件・2026年7月）
- 「聞き取れないのは自分だけじゃないと知って救われた」の声が多数
- 事務歴30年の大先輩も「絶望的に聞き取れない日がある」
- いちばん支持を集めた対策は「正直に言って取り次ぐ」
この投稿は表示28万回・いいね7,302件と、私の想像をはるかに超える反響になりました。
それだけ多くの人が、同じ場面で同じように落ち込んでいるということなんですよね。
ベテランの先輩がスラスラ取り次いでいるのを見ると、自分が情けなくなって…。
その先輩も、聞き取れない日はあるんですよ。
違いは、聞き取れなかったあとの動き方だけです。
私自身、未経験で今の会社に入った直後は、電話が怖くて仕方ありませんでした。
新人時代、訛っている年配の方の名前が聞き取れなく、何度も聞き直して怒られてしまいまいした（泣）
だからこそ、同じ場面で固まっているあなたに、今日から使える対策を届けたいんです。
【独自調査】電話で名前が聞き取れないときの対策5選
ここからは、Threadsの返信723件から生まれた対策5選を紹介します。
どれも特別なスキルは不要で、次の電話からすぐ試せるものだけを選びました。
全部を一度に覚える必要はありません。
迷ったら、支持がいちばん多かった対策1から始めてみてくださいね。
対策1：正直に「聞き取れませんでした」と伝えて取り次ぐ
返信欄でいちばん支持を集めたのが、この開き直り作戦でした。
聞き取れないまま抱え込まず、「すみません、お名前が聞き取れませんでした」と正直に取り次ぐ方法です。
取り次ぎ先には、こんなふうに伝えます。
- 「お名前が聞き取れなかったのですが、○○の件でお電話が入っています」
- 「△△部ご指名のお電話です、お名前は確認できませんでした」
取り次がれた先輩は、電話口で「お世話になっております」と普通に出るだけです。
相手がもう一度名乗ってくれるので、会話は何事もなく始まります。
返信欄でも「怒られると思っていたのは自分だけだった」という気づきの声が目立ちました。
聞き取れないまま推測で取り次ぐより、正直な一言のほうが職場の信頼につながります。
完璧な取次ぎより、早くて正直な取次ぎのほうが現場は助かるんですよ。
対策2：「お電話が少々遠いようで」を枕詞にもう一度聞く
昔から使われている定番のクッション言葉ですが、効果は今でも抜群です。
「お電話が少々遠いようで」と前置きすると、聞き取れなかった原因を電波や機械のせいにできるんです。
相手の話し方を責めるニュアンスが消えるので、気まずい空気になりません。
そのまま「恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いできますでしょうか」と続けましょう。
多くの相手は、今度はゆっくり、はっきり名乗ってくれます。
「少々」を付けるのがコツです。やわらかさが増して、聞き返しやすくなりますよ。
対策3：あえて小さめの声で聞き返す
返信欄で「なるほど！」の声が多かった、少し意外な裏ワザです。
人は無意識に、相手の声の大きさや速さに合わせて話す傾向があります。
だから小さめの声でゆっくり聞き返すと、相手も自然と大きくはっきり話してくれるんです。
大声で聞き返すと相手もつられて早口になるので、逆効果になりがちです。
声のボリュームを一段落として、「恐れ入ります」とゆっくり切り出してみてください。
聞き返すときに話す速さも落とすと、相手のペースも一緒に落ち着きます。
対策4：復唱して一音ずつ確認する
聞き取れた「つもり」の聞き間違いを防ぐのが、復唱です。
名前を聞き取ったら、「カトウ様でいらっしゃいますね」と必ず復唱して確認します。
自信がないときは、一音ずつ区切る方法が有効です。
- 「カ・ト・ウ様でお間違いないでしょうか」
- 「サトウの『サ』でしょうか、カトウの『カ』でしょうか」
復唱するときは、メモに書いた文字を見ながら読み上げるのがおすすめです。
耳だけの記憶より、一度文字にした情報のほうが確認の精度が上がります。
それでも聞き間違える日はある、というのがThreadsのみなさんの実感でした。
復唱は聞き間違いをゼロにする魔法ではなく、減らすための保険と考えてくださいね。
復唱したのに、それでも間違えていたことがあって落ち込みました…。
復唱してなお間違えたなら、それは相手の発音や回線の問題です。あなたの確認は正しい手順ですよ。
対策5：聞き取れない日はプロにもあると知る
最後の対策は、テクニックではなく心の持ち方です。
返信欄には、事務歴30年の大先輩からこんな声が届きました。
「30年やっていても、絶望的に聞き取れない日があります」
30年続けたプロでも聞き取れないなら、新人のあなたが聞き取れないのは当たり前なんです。
聞き取れなかった自分を責める時間を、確認の一言に変えていきましょう。
723件の返信は、言いかえれば「みんな同じ場面でつまずいてきた」という記録です。
「電話に向いていないのかも」と思い詰める必要は、どこにもありません。
この視点を持てるだけで、電話への恐怖心は変わってきます。
電話で聞き返すのは失礼？そのまま使えるフレーズ集
「聞き返すのは失礼では」と不安になって、つい分かったふりをしていませんか。
実は逆で、確認せずに聞き間違えるほうが、相手に迷惑をかけてしまうんです。
名前や用件の確認は、電話の相手にとっても大切な作業です。
ここでは場面別に、そのまま使えるフレーズを紹介しますね。
名前が聞き取れなかったときのフレーズ
いちばん多い「名前だけ聞き取れない」場面のフレーズです。
名前を聞き返すフレーズ3選
- 「恐れ入ります、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」
- 「お電話が少々遠いようです。恐れ入りますが、お名前をお願いいたします」
- 「念のため、お名前はどのような漢字をお書きになりますか」
漢字を尋ねる聞き方は、「カトウ」「サトウ」のような音の近い名前に有効です。
「加えるに、藤の花の藤です」のように答えてもらえるので、確実に確定できます。
聞き返すタイミングは、相手が名乗った直後がいちばん自然です。
会話が進むほど聞きづらくなるので、最初の10秒で確認してしまいましょう。
漢字確認は「聞き取れなかった」と言わずに確認できる、上品な聞き返し方です。
会社名や部署名が聞き取れなかったときのフレーズ
会社名は初めて聞く固有名詞が多く、名前以上に聞き取りにくいものです。
会社名を聞き返すフレーズ3選
- 「恐れ入ります、御社名をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」
- 「失礼ですが、どちらの○○様でいらっしゃいますか」
- 「御社名は、カタカナでどのように書きますでしょうか」
「どちらの○○様」は、名前だけ聞き取れて会社名を逃したときの定番です。
短くて自然なので、覚えておくと保留前の一言に使えます。
部署名だけを逃したときも、同じ型で応用できます。
この視点を持てるだけで、電話への恐怖心は変わってきます。
用件や数字が聞き取れなかったときのフレーズ
日付や金額などの数字は、聞き間違いがトラブルに直結します。
だからこそ、数字の確認は堂々と行って大丈夫です。
用件・数字を確認するフレーズ3選
- 「確認のため、復唱させていただきます」
- 「17日は、じゅうしちにちで間違いないでしょうか」
- 「金額は、いち・まん・えんでよろしいでしょうか」
数字は読み方を変えて確認するのが鉄則です。
「しちがつ」を「なながつ」と言い換えるだけで、1と7の聞き間違いは激減します。
何度聞いても聞き取れないときの最終手段
2回聞き返しても聞き取れないと、さすがに焦りますよね。
そんなときは、全部を聞き取ることをあきらめて、確認方法を切り替えるのが正解です。
- 聞こえた部分だけ確定する：「○○の件、という理解でよろしいでしょうか」
- 二択で聞く：「サトウ様でしょうか、カトウ様でしょうか」
- 仕切り直す：「お電話が遠いようですので、こちらからおかけ直しいたします」
かけ直すと回線が変わるので、音質が改善することも多いんです。
3回目の「もう一度お願いします」より、かけ直し提案のほうがお互いに楽ですよ。
あわせて、聞き取れなかったことを謝りすぎないのもポイントです。
「申し訳ございません」を重ねるより、確認の質問を1つ進めるほうが早く解決します。
3回聞き返す勇気がなくて、いつも2回目で分かったふりをしていました。
分かったふりがいちばん危険です。二択やかけ直しなら、3回目でも失礼になりませんよ。
電話の聞き間違いを減らす4つの習慣｜復唱・メモ・音量・音の対策
聞き返し方を覚えたら、次は聞き間違いそのものを減らす習慣づくりです。
道具と型を整えるだけで、聞き取りの成功率は仕組みで底上げできます。
復唱は「オウム返し＋区切り」で精度を上げる
復唱にも、精度が上がる型があります。
ポイントは、相手の言葉をそのまま繰り返すオウム返しです。
「明日の14時にお願いします」と言われたら、「明日の14時ですね」とそのまま返します。
相手の「はい」をもらってからメモを清書する順番にすると、記憶違いも防げます。
オウム返しで全体、区切りで急所を確認する、この二段構えが復唱の完成形です。
電話メモは「4点セット」の型を決めておく
聞き取りに集中できない原因のひとつが、メモの迷子です。
何を書くか決まっていないと、書くことに意識を取られて耳が留守になります。
そこで、メモする項目をあらかじめ4つに固定しておきましょう。
電話メモの4点セット
- 相手：会社名・名前（聞き取れなければカタカナ勝手読みでOK）
- 宛先：誰への電話か
- 用件：ひとことで（詳細は相手が話す）
- 対応：折り返し要・不要と電話番号
型が決まっていれば、耳は聞き取りに、手は4点だけに集中できるようになります。
「名前はとりあえずカタカナで書く」と決めておくのもコツです。
漢字を考え始めると、そのあいだの相手の話が耳に入らなくなるからです。
聞き取れなかった名前は「タトウ？カトウ？」とメモしておけば、あとで確認できますよ。
私は4点セットを印刷して、電話機の横に貼っていました。新人さんにも好評でしたよ。
この4点セットを、そのまま印刷して使えるメモ用紙にしました。日時と受けた人の欄は、電話を切ったあとに落ち着いて書けばOKです。よかったら職場の電話の横に置いて使ってくださいね。
受話音量と利き耳で「聞こえる環境」を整える
意外と見落とされがちなのが、音量と耳の使い方です。
受話音量の調整は、今日からできる聞き取りの土台づくりなんです。
- 電話機の受話音量を1〜2段階上げておく
- 聞き取りやすいほうの耳で受話器を持つ
- 周りが騒がしいときは、空いている耳を軽くふさぐ
多くの電話機には音量ボタンが付いていて、設定は10秒で終わります。
音量を上げるのは反則ではなく、道具の正しい使い方です。
イヤホンやヘッドセットが使える職場なら、活用しない手はありませんよ。
聞き間違えやすい音を知っておく
日本語には、電話越しだと区別しにくい音の組み合わせがあります。
先に知っておくだけで、「怪しいから確認しよう」と気づけるようになります。
いま挙げた組み合わせが出てきたら、合っていそうでも復唱で裏を取るのが安全です。
とくに日付と時刻の聞き間違いは、そのまま予定のミスにつながります。
全部を覚えるのが大変なら、「数字・固有名詞・日付は必ず復唱」とだけ決めておきましょう。
採用担当が明かす！電話対応が苦手な人の評価の本音
「聞き返してばかりだと、仕事ができない人と思われそう」
電話対応が苦手な人ほど、評価への不安を抱えていますよね。
ここでは採用担当として、社内評価と採用現場の本音を正直に書きます。
聞き返しただけで評価を下げる上司はいない
まず社内評価の話からです。
私はこれまで多くの新人さんの電話対応を見てきました。
その中で、聞き返した回数を理由に評価が下がった人を、私は見たことがありません。
新人研修でも、聞き返しと復唱は「必ずやってください」と教える側です。
聞き返さずに済ませる新人さんのほうが、先輩としては心配になります。
面接でも「電話が苦手で」と正直に話す方はいます。
私はマイナスにしません。
苦手を自覚して工夫している人は、入社後も伸びるからです。
失敗より「隠すこと」が信頼を失う
評価の面で本当に危険なのは、聞き取れなかったことを隠す行動です。
名前が分からないまま曖昧に取り次ぐと、確認のやり直しで相手を待たせます。
「聞き取れませんでした」と言える人のほうが、長期的には信頼されます。
これは電話に限らず、仕事全般に共通する原則だと感じています。
「分かりません」と「確認します」が言える新人さんは、現場で本当に重宝されますよ。
電話が苦手でも事務職をあきらめなくていい
「電話対応が苦手だから、事務職に向いていないのかも」と思っていませんか。
結論、その心配はいりません。
電話対応は、事務職のスキルの中では練習で伸ばしやすい部類です。
フレーズを覚えて、メモの型を作って、場数を踏めば必ず慣れていきます。
実際、私の周りにも「電話は今でも得意じゃない」と話す事務職の仲間がいます。
事務職の仕事全体のつらさと向き合い方は、このあと紹介する関連記事も参考にしてくださいね。
どうしても電話対応がつらいときの逃げ道
対策を試しても、どうしても電話がつらい日はあります。
つらさが限界に近いとき用に、自分を守る逃げ道を先に知っておくと心が軽くなります。
逃げ道は「その場しのぎ」ではなく、自分を守る立派な選択肢です。
それでもつらいときは？
保留と折り返しで「一人で抱えない」
電話のつらさの正体は、その場で即答しなければという焦りです。
でも実際は、電話はいったん切って、調べてからかけ直していいんです。
- 分からない質問が来たら：「確認して折り返しご連絡いたします」
- 聞き取りに自信がないまま進みそうなら：「こちらからおかけ直しいたします」
折り返しにすれば、メモを整えて、先輩に相談してから電話できます。
保留が30秒を超えそうなときも、折り返しへの切り替えが親切です。
「お調べして、こちらからご連絡いたします」と言えば、待たせる罪悪感も消えます。
即答をやめるだけで、電話の緊張は目に見えて減っていきますよ。
周りに頼るのは甘えじゃない
「電話が聞き取れなかった」と先輩に相談するのは、甘えではありません。
Threadsの返信でも、「新人の頃は隣の先輩に頼りまくった」という声が多くありました。
聞き取れない電話をチームで拾い合うのは、職場として正常な姿なんです。
頼るときは、こんな一言で十分です。
- 「お名前が聞き取れませんでした。○○の件だそうです」
- 「たぶんサトウ様かカトウ様だと思うのですが、心当たりはありますか」
聞き取れなかった名前を「こういう声の方でした」と共有すれば、心当たりのある人が分かることもあります。
一人で抱え込むより、早く正確に処理できる方法を選んでくださいね。
頼ってばかりで申し訳ない気持ちになるんですが、いいんでしょうか…。
いいんです。あなたが先輩になったとき、同じように新人さんを助けてあげれば、それでおあいこですよ。
電話が少ない職場へ移る選択肢もある
工夫と慣れを重ねても、電話のストレスが消えない人もいます。
体調に影響が出るほどつらいなら、電話が少ない環境へ移るのも前向きな選択肢です。
実は、電話の量は会社によってまったく違います。
- 代表電話を外部サービスに任せている会社
- 連絡がチャット中心で、電話がほとんど鳴らない会社
- 電話当番制で、担当時間以外は取らなくていい会社
厚生労働省の雇用動向調査でも、職場環境や仕事内容の不満は転職理由の上位に入っています。
環境を変えるのは逃げではなく、多くの人が選んでいる普通の道。
転職までいかなくても、電話当番の分担を職場で相談してみるのも一手です。
事務職に特化したエージェントなら、社風や電話の量まで含めて相談できます。
「電話対応が少ない職場を希望」と伝えれば、条件に合う求人を絞ってもらえます。
未経験からの事務職転職に強い
複数のエージェントを比べてから決めたい方は、比較して選んでくださいね。
合わせて読みたい
【現役採用担当が選ぶ】事務職におすすめの転職エージェント10選｜2026年最新版・本音比較
電話対応で聞き取れないときのよくある質問
最後に、電話対応で聞き取れないことに悩む方からよく届く質問に答えます。
Q１．電話対応で聞き取れないのは病気や耳のせい？
多くの場合、耳の病気ではなく電話の音質と環境の問題です。
電話の音声は対面より情報量が少なく、誰にでも聞き取りにくい条件がそろいやすいんです。
ただし、日常会話でも聞き返しが多いなど気になる場合は、耳鼻科で相談すると安心です。
雑音の中でだけ聞き取りにくい特性を持つ人もいて、原因が分かれば対策も立てやすくなります。
その場合も、静かな環境やヘッドセットなどの工夫で働きやすくできます。
不安を抱えたまま自分を責めるより、一度確認してすっきりさせるのがおすすめです。
Q２．電話で名前が聞き取れないまま取り次ぐのは失礼？
失礼ではありません。
Threadsの723件の返信でも、「正直に取り次ぐ」がいちばん支持された対策でした。
「お名前が聞き取れなかったのですが」と一言添えて、用件と宛先を伝えれば十分です。
受けた人がその場で名乗り直してもらえるので、実務はまったく問題なく回ります。
気になるなら「確認できず申し訳ありません」と足せば、印象の心配もいりませんよ。
Q３．電話で何回も聞き返すのは失礼にあたる？
2回までの聞き返しは、ビジネスでは日常の範囲です。
3回目になりそうなら、聞き返しではなく二択確認やかけ直しに切り替えましょう。
「サトウ様でしょうか、カトウ様でしょうか」なら、相手ははい・いいえで答えられます。
同じ「もう一度お願いします」を繰り返すより、確認の形を変えるのがコツです。
聞き返しの最後に「ありがとうございます」を添えると、印象もやわらかくなりますよ。
Q４．電話対応が苦手すぎて辞めたいときはどうすればいい？
まず、つらさの原因が電話だけなのかを整理してみてください。
電話だけが原因なら、この記事の対策と職場での相談で軽くできる可能性があります。
紙に「電話の何がつらいか」を書き出すと、原因が具体的になりますよ。
聞き取りが原因なら音量とフレーズで、緊張が原因なら折り返しの活用で対処できます。
電話以外にも原因が重なっているなら、仕事全体の見直しが必要かもしれません。
事務職のつらさ全般の原因と対処は、事務職がきついのは私だけ？採用担当が教える7つの原因と乗り越え方で詳しく書いています。
辞める前に、原因の切り分けと相談を挟むだけで、後悔のない選択がしやすくなりますよ。
Q５．相手の声が小さくて電話が聞き取れないときは何と言えばいい？
「お電話が少々遠いようで」が、いちばん角の立たない言い方です。
相手の声量ではなく、回線のせいにして聞き返せる魔法の枕詞なんです。
それでも改善しないときは、「こちらからおかけ直しいたします」と仕切り直しましょう。
かけ直しで回線が変わると、音質が良くなることも多いですよ。
日頃から受話音量を1〜2段階上げておくのも、声の小さい相手への備えになります。
いちばん避けたいのは、聞こえたふりで相づちだけ打ってしまうことです。
その場はしのげても、あとで内容の確認ができずに自分が困ってしまいます。
Q６．聞き取れなかった名前をあとから確認する方法はある？
あります。
代表的なのは、着信履歴・過去のメール・取り次いだ本人への確認の3つです。
会社の電話に番号が残っていれば、電話番号で検索して手がかりにできます。
次回のために、分かった名前を電話メモに残しておくと自分の資産になりますよ。
Q７．電話対応が少ない事務の仕事はある？
あります。
データ入力中心の部署や、連絡がチャット主体の会社では電話がほとんど鳴りません。
代表電話を外部の電話代行に任せて、社員は取り次がれた分だけ受ける会社も増えています。
求人票だけでは分かりにくいので、面接やエージェント経由で電話の量を確認するのがおすすめです。
これから事務職を目指す方は、事務職のなり方5ステップも参考にしてくださいね。
まとめ｜聞き取れない日があっても大丈夫
最後に、この記事の要点を振り返ります。
電話で聞き取れないときの対策5選（おさらい）
- 正直に「聞き取れませんでした」と伝えて取り次ぐ
- 「お電話が少々遠いようで」を枕詞にもう一度聞く
- あえて小さめの声で聞き返す
- 復唱して一音ずつ確認する
- 聞き取れない日はプロにもあると知る
電話対応で聞き取れないのは、あなたのせいではありません。
事務歴30年のプロでも聞き取れない日がある、と723人の声が教えてくれました。
必要なのは完璧な耳ではなく、聞き取れなかったあとの確認の一言だけです。
フレーズを1つ覚えて、メモの型を作れば、電話は少しずつ怖くなくなります。
それでもつらいときは、周りに頼ることも、環境を変えることもできます。
次に聞き取れなかったら、まず「お電話が少々遠いようで」を試してみます！
その一言が言えたら、もう大丈夫。あなたの電話対応は今日から変わり始めていますよ。
事務の仕事そのもののつらさに悩んでいる方は、こちらの記事も読んでみてくださいね。
合わせて読みたい
事務職がきついのは私だけ？採用担当が教える7つの原因と乗り越え方
明日の出社前に、今日試す対策を1つだけ決めてみてください。
あなたの明日の電話が、今日より少しだけ軽くなりますように。
かなたんのプロフィール
事務職15年・現役採用担当（兼務）のかなたんです。書類選考から最終面接まで担当し、転職は4社経験。簿記2級・FP3級。応募する側と選ぶ側、両方の目線で事務職転職のリアルを発信しています。